Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление премирования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С точки зрения трудового законодательства Российской Федерации работодатель имеет право поощрять работников за их достижения в рамках выполнения должностных обязанностей – так в интерпретированной форме звучит статья 129 ТК РФ. В частности, директор небольшой организации (численность коллектива не уточняется) может самостоятельно определять, каких работников (имеются в виду занимаемые ими должности), в какие сроки, в каком виде и в каком размере он может премировать по итогам работы – это уже отчасти статья 309.2 ТК РФ. В этом отношении Трудовой Кодекс встает целиком и полностью на сторону работодателя, оставляя ему право самостоятельно принимать решение о премиях. Однако, любая выплаченная премия не должна носить разовый характер, если только это не прописано в локальных актах компании. В большинстве случаев добросовестные работодатели в целях обеспечения достойных условий труда принимают решение о выплате премий поквартально, что однозначно носит перманентный характер выплат.
Читаем Трудовой Кодекс
Но опять-таки, обязан ли в нашем случае выплачивать премии работодатель? – Нет не обязан.
А если работник трудился сверхурочно, выполнял отдельные поручения руководства, не входящие в его норму труда? – Тогда обязан.
А если премирование за сверхурочную работу не прописано в трудовом договоре?Должно быть прописано, иначе это будет считаться нарушением ТК РФ, в частности, статья 129.
В виду этого нашему дорогому работнику, озаботившемуся частотой и правилами выплат премий, необходимо еще раз перечитать свой трудовой договор с компанией. Оказывается, что работодатель совершенно не обязан выплачивать премии в том случае, если его должностные обязанности не предполагают ненормированный рабочий график, если его труд не выходит за рамки нормы. Однако, работодатель в целях поощрения работника именно задобросовестный труд имеет право премировать, как это и было сказано в ст. 129 ТК РФ.
Мы сейчас с вами говорим о малых предприятиях. С крупными организациями ситуация может обстоять по-другому.
В частности, если речь идет, скажем, о неком крупном заводе, который работает с государственными заказами, тем более, если работает на оборонную промышленность, то вопрос с выплатами премий стоит более остро. В данном случае руководитель такого предприятия не имеет права самостоятельно принимать решение по выплате премий, их частоте и размере. В обязательном порядке этот вопрос должен быть согласован с рабочей комиссией, состоящей из членов трудового коллектива или же с профсоюзом. Только при обоюдном соглашении сторон, путем нахождения компромисса могут быть приняты соответствующие решения, и здесь вряд ли будет стоять вопрос о невыплате премий для работников в принципе, т.к. интересы трудового коллектива напрямую сопряжены с положительными решениями обеих сторон.
Виды стимулирующих выплат
Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в иных законах мы не найдем перечня видов стимулирующих бонусов. Подразделение на виды идет исключительно из смысла нормы права – ст. 129 ТК РФ. Так, к видам относятся:
надбавки к окладу;
иные бонусы на усмотрение работодателя.
Как видим из перечня, наиболее привычно слуху работника понятие премии. Этот вид стимулирующих денежных оплат используется работодателем наиболее часто.
Никто не запрещает установить в компании (и даже придумать наименование) иные бонусы, но в таком случае необходимо четко прописать все понятия, виды, порядок назначения и критерии для такого рода стимулирования.
При этом важно для работодателя помнить, что они являются частью заработной платы, с них необходимо удержать НДФЛ и начислить предусмотренные законодательством взносы. Если премии включены в систему оплаты труда, то они должны быть учтены при расчете среднего заработка.
«Каждый по способностям, каждому — по потребностям»
Этот лозунг Луи Блана (французского социалиста), столь полюбившийся с годами в Советском Союзе, не работает сегодня в отношении системы премирования. Многие задаются примерно такими вопросами: «Почему я работаю восемь часов в день, мой коллега на аналогичной должности тоже, тогда как квартальные премии получает только он? Неужели ему больше всего нужно, а мне нет? Мы же с ним равны в должностях»! Это вполне себе справедливые вопросы и если такое положение дел имеет место быть в вашей компании, то хотим заметить сразу – это нарушение Трудового Кодекса. Согласно тексту документа, руководство самостоятельно или в сотрудничестве с трудовым коллективом определяет, кому и когда выплачивать премии. Но под местоимением «кому» подразумеваются не какие-то конкретные лица, а должности, которые существуют в компании. Другими словами, при устройстве на работу равных сотрудников за нимиофициально должны быть закреплены равные обязанности и права, если они имеют равный уровень квалификации, профессиональных навыков и т.д.
Однако, спустимся немного с небес на землю. Все мы прекрасно понимаем, что во многих трудовых коллективах есть такое понятие, как «лояльность». Здесь имеется в виду лояльность сотрудника по отношению к начальству и наоборот. Если «лояльность» есть, то этому сотруднику могут где-то и заплатить «мимо кассы», при этом он не обязательно должен обладать какими-то выдающимися профессиональными качествами. Достаточно, чтобы у него были те из них, которые «удобны» начальству. И все же это правило никак нельзя отразить в локальных актах компании, в том числе и трудовом договоре. Поэтому проверить данный факт профильным ведомствам или оспорить это положение дел в суде практически невозможно, т.к. такие «личные» договоренности между начальством и подчиненными носят, как правило, конфиденциальный характер.
Премии в составе зарплаты
Статья 140 ТК РФ требует произвести полный расчет с сотрудником до момента его увольнения. Поэтому если премия является частью заработной платы, то она должна быть выплачена до расторжения трудового договора.
Довольно часто такая производственная премия зависит от результатов труда за отработанный месяц. И если сотрудник увольняется до его окончания, то определить, положена ли ему премия или нет, бывает невозможно. Отчасти упростить ситуацию можно, если прописать в локальных документах, что для получения премии сотрудник должен отработать полный месяц.
Но даже и в этом случае вполне возможна ситуация, что ко времени выплаты премии сотрудник уже уволился. Например, если премия зависит от показателей не только работников, но и компании в целом. Эти показатели могут стать известны бухгалтеру в начале следующего месяца, поскольку нужно получить данные за отработанный период и произвести расчеты. И если сотрудник уволился в первых числах этого месяца, то премию он может уже и не застать.
В Трудовом кодексе никаких оговорок на этот счет не делается. Поэтому работодатель должен самостоятельно продумать, как получить данные для подсчета премии увольняющемуся сотруднику.
Как платить налоги с премий
Премию облагают налогом на доходы физлиц, страховыми взносами на ОПС, ОСС, ОМС и взносами «по травме». Премии фирма может выплатить за счет расходов или за счет прибыли.
Независимо от того, уменьшает ли премия облагаемую налогом прибыль или нет, на нее начисляют страховые взносы (п. 1 ст. 420 НК РФ).
На уплату налога на доходы физлиц и взносов на «травматизм» источник премий также не влияет. Так, НДФЛ с любых премий удерживают по ставке 13% (у резидента) или 30% (у нерезидента), а взносы на «травматизм» начисляют по страховым тарифам, которые установлены для фирмы.
Разберемся, какие премии относятся к расходам в налоговом учете и уменьшают облагаемую прибыль.
Согласно статье 255 Налогового кодекса, к расходам на оплату труда относят премии за производственные результаты. Систему премирования обычно оформляют в виде специального Положения о премировании. На Положение надо обязательно сослаться в трудовых контрактах с работниками или в коллективном договоре.
Если премия не предусмотрена трудовым или коллективным договором (или в них нет ссылки на Положение), то учесть ее в расходах нельзя (п. 21 ст. 270 НК РФ).
Однако учтите: если даже в договорах указаны премии к праздникам и юбилейным датам, за участие в конкурсах, спортивных соревнованиях и т. п., в налоговые расходы их все равно включать нельзя. Ведь подобные премии не являются экономически оправданными затратами, а значит, не соответствуют критериям статьи 252 Налогового кодекса.
Премии по ТК РФ и их виды
Премии – это стимулирующие выплаты, которые могут производиться в пользу сотрудников организации. Они включаются в заработную плату и являются ее составной частью. В силу ст. 191 ТК РФ премирование производится при добросовестном выполнении сотрудниками трудовых обязанностей. В то же время трудовое законодательство не запрещает премировать работников к праздникам, юбилеям, и т.д.
Порядок выплаты премий может закрепляться:
- в локальных актах;
- коллективных договорах;
- соглашениях;
- трудовых договорах.
Если система премирования в организации отсутствует, руководитель организации вправе выплачивать премии произвольно, по своей воле. Однако обязанности по осуществлению выплат он не несет.
Виды премировании законодательством для обычных категорий работников не предусмотрены. На практике премии выплачиваются:
- За трудовые показатели.
- За отсутствие взысканий у сотрудников.
- К праздникам, юбилеям, отпускам.
- По прошествии определенных временных промежутков: месяца, квартала, года.
Выше мы уже сказали, что все условия выплаты материальных бонусов надо отразить в локальном акте организации или непосредственно в трудовом договоре. Особо внимание следует уделить тем положениям, которые будут определять порядок невыплаты премии или определять условия, при которых размер поощрения уменьшается. Чаще всего работодатели уменьшаю размер доплаты или вовсе их не выплачивают при:
- совершении сотрудником дисциплинарного проступка;
- наличии дисциплинарного взыскания;
- нарушении правил внутреннего трудового распорядка:
- невыполнении определенного объема работ;
- наличии брака в работе;
- недостижении определенных показателей.
Установить все эти условия важно для того, чтобы впоследствии не было споров по вопросу уменьшения размера поощрения или невыплаты такого бонуса. Ведь если данные положения не включить в локальный акт, работодатель должен будет выплачивать сотруднику надбавки и при неудовлетворительном результате работы.
Можно выделить два вида премий:
1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.
Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.
2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.
Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).
Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.
Всегда ли выплата премии правомерна?
При назначении выплат стимулирующего характера в бюджетном учреждении есть риск привлечения к ответственности по результатам проверки расходования бюджетных средств. Так, например, ГБОУ среднего профессионального образования Владимирской области «Владимирский политехнический колледж» по результатам ревизии было выдано представление, в котором предложено в определенный срок принять меры по устранению выявленных нарушений по необоснованному расходованию средств на выплату стимулирующих надбавок к зарплатам сотрудников, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц. Ревизионный орган указал на то, что стимулирующие выплаты были произведены работникам за исполнение ими своих прямых должностных обязанностей (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 июня 2014 г. по делу N А11-3916/2013).
Можно ли лишить сотрудника премии за работу
Лишать премии или уменьшать ее размер может только руководитель отдела, цеха, организации. Основанием для этого может быть нарушение технологического процесса, требований охраны труда и промышленной безопасности, нарушение правил внутреннего распорядка и т. д. В остальных случаях порядок начисления премиальных выплат должен соблюдаться работодателем.
Уменьшение или лишение материального стимулирования возможно, если:
- Его сумма является составной частью заработной платы.
- Основания депремирования сотрудников должны быть прописаны во внутреннем документе компании, где перечислены условия выплаты стимулирующих сумм. Например, они не начисляются при наличии убытка по итогам месяца, квартала, года, или их объем снижают на определенный процент, если рентабельность компании меньше определенного значения.
Составные части оплаты сотруднику за труд оговариваются в трудовом договоре и прописываются в локальном акте. А входит ли разовая премия в МРОТ в 2022 году: если она не предусмотрена системой оплаты труда, то ее сумма не входит в расчет МРОТ.
Разберем на примере.
Оклад работника ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Александровой А.А. в месяц составляет 12 000 рублей, МРОТ — 15 279. Предприятие делает ежемесячную надбавку до уровня минималки в размере 3279 руб. Сотрудника премировали за добросовестное выполнение обязанностей и выписали ПР в размере 3000. Как в таком случае соотносится разовая премия и МРОТ — однократная стимулирующая выплата начисляется и выплачивается сверх минимального размера оплаты труда. То есть за сентябрь Александровой А.А. начислят 12 000 + 3279 + 3000 = 18 279.
Служебная записка на премию
Важно понимать, что выплата премии должна иметь основание. При этом требуется различать регулярные и разовые премиальные выплаты. В первом случае, как правило, основания даются коллективным договором или внутренними нормативными актами, принятыми на предприятии.
В случае разовых выплат должен быть документ о том, что определенному работнику надо выплатить премию по определенной причине. Одним из вариантов такого документа может быть служебная записка руководителя подразделения, направленная руководству предприятия.
Законодательство не регламентирует определенную форму документа, который в дальнейшем будет основанием для выплаты премии. Однако, в этом документе должна быть указана такая информация:
- необходимо привести объективные показатели, которые являются основанием для получения конкретного вида премии;
- приводится формулировка, где указано, за что именно производится поощрение;
- оформление документа должно быть проведено на основании действующих нормативных документов.
Если такая служебная записка написана с нарушениями, то в будущем при проверке это может стать основанием для вывода о незаконном характере выплаты премии.
Правила выплаты премий: порядок налогообложения и бухучет
При разговоре о поощрении сотрудников нельзя забывать о налогах. Премии относятся к статье доходов сотрудника, соответственно, они облагаются налогами так же, как и иные виды прибыли наемного работника – с премий нужно платить НДФЛ по п. 1 ст. 210 НК РФ.
НДФЛ на премии не выплачивается лишь в двух случаях (п. 7 ст. 217 НК РФ):
- С премий, выданных международным, иностранным и российским фирмам за особые успехи в сферах науки, образования, культуры, искусств, СМИ и прочих областях из утвержденного правительством перечня;
- С премий, выданных высшими властями России за особые успехи в сферах, утвержденных этими властями.
Работодатель, выдающий премии, обязан высчитать с них налоги и выплатить в бюджет (пп. 4 и 6 ст. 226 НК РФ). Кроме того, на любые виды материальных поощрений начисляются и страховые взносы во внебюджетные фонды. Также все премии облагаются страховыми взносами в фонд обязательного соцстрахования от чрезвычайных ситуаций на производстве и профессиональных болезней.
Премии учитываются на основании их источников.
Так поощрения, которые выдаются в соответствии с трудовыми контрактами или локальными нормативными актами и при этом связаны с повышением качества производства, прописываются следующим образом: Д 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» — К 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Сроки начисления премий
В Положение о премировании необходимо включить раздел под названием «Сроки начисления премий» и аналогично срокам выплаты премий указать конкретные сроки, когда премии должны быть начислены. Например:
- ежемесячная премия начисляется не позже 5-го числа месяца, следующего за прошедшим отработанным месяцем;
- ежеквартальная премия начисляется не позже 10-числа месяца, следующего за прошедшим отработанным кварталом;
- годовая премия должна быть начислена с срок не позже 10-ти дней после утверждения годовой бухгалтерской отчетности;
- непроизводственные премии можно начислять и выплачивать в любой срок. Новый порядок выплаты премий на непроизводственные премии не распространяется. Поясним этот момент. Дело в том, согласно ст.129 ТК РФ заработная плата – это вознаграждение за труд. Как было сказано выше, премии входят в состав заработной платы. Но премии непроизводственного характера (например, ежемесячные премии сотрудникам, имеющим детей) не имеют отношения к трудовым достижениям этих сотрудников. Следовательно, непроизводственные премии не являются составной частью зарплаты. Именно по этому на выплату не непроизводственных премий положения новой статьи 136 ТК РФ не распространяются. Главное, определить в локальном акте срок выплаты непроизводственной премии.
- допускается премировать даже бывших подчиненных, если такое условие работодатель прописал в своих локальных документах.