Обработка входящей корреспонденции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обработка входящей корреспонденции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

2. Какие журналы должны быть в компании обязательно?

3. Журналы, связанные с безопасностью

4. Корреспонденция и документооборот: принципы оптимальной организации

5. Как заполнять журнал входящей корреспонденции?

6. Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

7. Регистрация входящих документов

8. Регистрация документов в вопросах и ответах

9. Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

10. Для чего нужен журнал

11. Порядок регистрации исходящих документов

12. Пример журнала регистрации входящей документации

13. Правила оформления журнала

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

К оформлению журнала входящей документации никаких особых требований не предъявляется. И каждая компания может самостоятельно разработать и внедрить свои правила относительно регистрации корреспонденции.

Сам журнал может иметь необходимое количество столбов в соответствии с той информацией, которая должны быть заполнена в журнале. Например, это могут быть такие ведомости, как: дата отправления, отправитель, контактные данные отправителя, тип документа, адресат, дополнительная информация и др.

Но в своей работе секретарь или делопроизводитель, который занимается обработкой входящей корреспонденции, должен следовать так называемым «неофициальным» правилам ведения журнала регистрации писем:

в компании может быть только один журнал для регистрации входящей документации;
в журнале обязательно должна вестись сквозная нумерация за календарный год, которая будет обнуляться в начале следующего отчетного периода.

Важно. Журнал регистрации входящей документации не обязательно заводить каждый год новый, можно использовать его из года в год с обязательной отметкой смены отчетного периода.

Для максимального удобства использования информации относительно входящей корреспонденции, журнал регистрации писем должен содержать следующие столбцы:

Регистрационный номер. Документу может быть присвоен как числовой, так и буквенно-числовой номер. Этот номер обязательно должен быть указан на самом документе при его регистрации.
Дата получения документа. Также указывается на самом документе.
Отправитель письма.
Адресат с обязательным местом для пометки о передачи документа ответственному лицу.

В некоторых случаях требуется более строгий учет входящих писем. Для такой корреспонденции в журнале регистрации необходимо предусмотреть свободное место для занесения таких данных, как количество страниц в документе, наличие приложений, данные об ответственном сотруднике и др.

В журнале регистрации входящей документации также может фигурировать информация об исходящих реквизитах письма, если, например, документы присылаются в двух экземплярах с условием возврата одного из них отправителю.

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

Различные рекламные листовки;
Ознакомительные материалы;
Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

Порядковый номер входящего или исходящего документа;
От кого получен документ или кому отправлен;
Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
Ответственный исполнитель документа;
Примечание.

Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Корреспонденция и документооборот: принципы оптимальной организации

Текст: Лариса Неволина

Каждая компания обязана наладить коммуникацию с внешней средой — клиентами, контрагентами, государственными службами и т.д. В современном мире существенную часть деловой корреспонденции компания получает по электронной почте, хотя есть и определенный поток обычной почты. Однако способ доставки письма играет второстепенную роль по сравнению с принципами правильной организации приема и обработки деловой корреспонденции, ведь даже если эта работа организована правильно, она «съедает» до 10% рабочего времени менеджеров. А уж если в ней допущены просчеты, то гораздо больше, что негативно отражается как на личной эффективности работника, так и на эффективности компании в целом. Так как же организовать работу с корреспонденцией правильно?

Как заполнять журнал входящей корреспонденции?

в компании может быть только один журнал для регистрации входящей документации;
в журнале обязательно должна вестись сквозная нумерация за календарный год, которая будет обнуляться в начале следующего отчетного периода.

Регистрационный номер. Документу может быть присвоен как числовой, так и буквенно-числовой номер. Этот номер обязательно должен быть указан на самом документе при его регистрации.
Дата получения документа. Также указывается на самом документе.
Отправитель письма.
Адресат с обязательным местом для пометки о передачи документа ответственному лицу.

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

Регистрация входящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму.

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Входящие и исходящие документы сроки хранения в отделе кадров

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ При определении сроков хранения нужно учитывать, что в Перечне 2010 указано примерно 250 видов переписки со сроками хранения от одного года до «постоянно», и еще примерно 200 – в Перечне 2007. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.

Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так: 1) составить перечень дел с перепиской организации, для которых нужно установить срок хранения; 2) определить, есть ли среди них те дела, сроки хранения которых должны устанавливаться по Перечню 2007, то есть документы по научно-технической и производственной деятельности; 3) воспользоваться предметными указателями к каждому из типовых перечней: внимательно прочитать разделы «Переписка» в каждом из них. Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации.

Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Для чего нужен журнал

В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.

ВАЖНО!

Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.

Порядок регистрации исходящих документов

Основные положения процесса регистрации установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013. Нюансы проведения обсуждены в Приказе Министерства Труда от 4 февраля 2002 года №16 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству…». В этом документе закреплены основные положения процесса учета.

Обязательные условия:

регистрация проводится централизованно;
документы регистрируются в порядке создания или поступления (в случае входящей/исходящей документации первыми ставят на учет объекты с пометкой о срочности);
осуществлять процесс должны делопроизводители, работники канцелярии, отдела кадров, секретари, желательно имеющие опыт по проведению аналогичных работ;
регистрационно-учетной формой могут служить журналы, карточки, файлы в системе электронного документооборота (СЭД);
определенный тип документации сортируется по категориям (для каждого создается своя форма – так, есть журналы исходящей, входящей документации, приказов, служебных записок и т.д.).

Рекомендуем: Как оформить журнал учета входящих документов.

Регистрировать нужно все документы, которые создаются на предприятии, в том числе предназначенных для последующего направления в другие организации, физическим или юридическим лицам. Срочные письма с важными сведениями или предложениями должны отправляться внеочередно, поэтому их регистрация тоже может нарушать стандартный порядок.

На практике часто встречающимися типами исходящих документов являются:

организационно-распорядительные (уставы, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции, руководства, порядки и пр.);
заявки;
планы работ и мероприятий;
договоры (сотрудничества, аренды, поставки) и акты (сверки, приема-передачи и др);
деловая корреспонденция (вся, кроме рекламной и нерабочей, но связанной с деловой этикой – например, благодарности, поздравления, соболезнования).

Стандартная процедура регистрации состоит из создания документа, направления его в службу делопроизводства, внесения номера в форму учета, прикрепления карточки или штампа с номером и датой, направления на рассмотрение руководству или отправки в другие подразделения/организации, фиксации контрольного срока исполнения и направления в отдел-исполнитель.

Пример журнала регистрации входящей документации

Документы, поступающие в организацию от других юридических и физических лиц, следует регистрировать в журнале. При этом на входящем бланке делается отметка о регистрации и присвоении ему регистрационного номера.

Регистрация входящих документов позволяет не потеряться ни одному листу, а лицу, передавшему бумагу позволяет быть уверенным в том, что он будет рассмотрен и дойдет до адресата по назначению. Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Образец для входящих документов предлагаем скачать внизу.

Книга регистрации не имеет типового бланка и может принимать такую форму, какая удобна самой организации.

Для исходящих бумаг может быть использована аналогичная форма с небольшими изменениями.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.