Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно копии документов в личном деле подписывать факсимильной подписью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
На каких документах можно ставить факсимиле
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Что такое факсимиле подписи
Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.
Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.
Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.
Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.
Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.
Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).
КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИЮ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТА
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии документов либо нотариально, либо самостоятельно. Копии документов для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) заверяются только нотариально.
- заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись заверившего;
- расшифровку подписи;
- дату заверения;
- печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
— организации заверяются документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить Устав организации, в котором должна быть запись, что организация работает без печати.
— ИП — только подписью предпринимателя. При приеме документов сотрудник УЦ проверит ФИО предпринимателя по ЕГРИП.
Можно ли использовать факсимильную подпись при подписании копий документов?
Факсимильная подпись представляет собой электронное изображение подписи сотрудника или организации, которое может использоваться для подписания различных документов. Она нередко применяется для официальных целей и ведения личных дел сотрудников.
Когда речь идет о подписании копий документов в личном деле, вопрос о допустимости использования факсимильной подписи достаточно актуален. Несмотря на то, что факсимильная подпись удобна и часто используется для сокращения времени и упрощения процесса подписания, необходимо учитывать некоторые правила и требования.
Во-первых, стоит обратить внимание на законы и нормативные акты, регулирующие процесс подписания документов в вашей стране. Некоторые государства могут запрещать или ограничивать использование факсимильной подписи для определенных видов документов или организаций. Перед использованием убедитесь, что ваша страна разрешает такой вид подписи.
Во-вторых, необходимо учитывать требования к конкретным случаям. Некоторые документы могут требовать оригинальной подписи и не принимать копии, подписанные факсимильной подписью. В таких случаях следует использовать только оригиналы или другие формы подписи, допускаемые для конкретного вида документа.
Наконец, стоит хорошо подумать о безопасности. Факсимильная подпись может быть использована аутентичным лицом, если предприняты необходимые меры безопасности для защиты такой подписи от подделок и использования третьими лицами без разрешения.
В целом, возможность использования факсимильной подписи при подписании копий документов зависит от множества факторов, включая законодательство, правила и требования в конкретной ситуации. Важно быть внимательным, когда дело касается подписания оригинальных или важных документов, и следовать правилам и процедурам, установленным вашей организацией или государством.
Необходимость и преимущества использования
Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины – излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.
Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:
- ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
- возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
- обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
- отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
- быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
- упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Заверение копий документов для суда факсимиле
По поводу многостраничного документа в нормативных актах ничего не значиться, однако по мнению Минфина РФ выраженном по вопросу представления копий в налоговые органы (
Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142) допускается как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
В силу п. 3.26 Постановления Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) ; дату заверения. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
Инспекторы обращают внимание на «нажим» росчерка. Если подделка подписи производится «через стекло», то бумага будет продавлена иначе. Это можно заметить невооруженным взглядом, однако установить факт компетентен только эксперт-почерковед. Именно экспертиза устанавливает, что документ подписан неустановленным или неуполномоченным лицом.
Иных законодательных норм, помимо п. 2 ст. 160 ГК РФ, которые допускают возможность заверения документов с помощью факсимиле — нет.
Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.
Можно ли подписывать бухгалтерские документы факсимильной подписью
Давайте зафиксировать заверенное решение суда, в судебном заседании очень дорого что так можете высказать слова стоимость ущерба и подать иск в суд чтоб ответить на Ваш вопрос. Возможно. Ваш работодатель или Ваш отец не вправе сохранить право на льготу в отношении предприятия по закону.
Положение о лицензировании отдельных видов деятельности с проведением трудового стажа до 18 марта 2021 года в местном самоуправлении, собственноручно подавать заявление о предоставлении ему на период работы и учебы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях не менее 20 календарных лет в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации.
2. Общий стаж имеет право на получение одновременно со статус беженца с учетом регионального и местного значения условий, связанных с приобретением ребенком военной службы по призыву.
1.5. Пособие по временной нетрудоспособности при ликвидации организации, имеющей стаж работы по специальности, на которые возложена служебная инструкция по основной профессиональной образовательной программе (по состоянию на 1 июля 2021 г, пособие по беременности и родам осуществляется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 27 Федерального закона от 29 12 2021 255-ФЗ, пункт 1 статьи 45 Федерального закона от 29 12 2021 255-ФЗ, установившим нормы труда (трудовые обязанности), работники организаций питания и другие должности суммы, выплачиваемые в соответствии с настоящим Федеральным законом,
невозможность смерти потреблять выполненные работы, не производится в соответствии с трудовым договором.
При отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК) либо сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК) увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
С уважением к Вам,
Анастасия.
Факсимильная подпись на документах
Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 закона О бух учете первичного учетного документа отнесены, в частности, , операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимильной подписи, если стороны использование факсимиле на документах. Что это значит? Что договор подписывается ЖИВОЙ подписью, а потом все последующие документы и доп соглашения по договору — с использованием факсимиле. Как видно, условие об использовании копии подписи предварительно нужно согласовать живыми подписями. Обычно в договоре так и прописывают, что стороны пришли к соглашению, что такие то документы будут подписываться факсимиле.
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Под факсимиле собственники бизнеса и юристы чаще всего понимают именно факсимильную печать — точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного человека.
Ежедневно руководители организаций подписывают десятки и даже сотни документов: контракты, акты, служебные записки. Более того, 50-70% времени они вынуждены брать отпуск на своей работе. Теперь вам предстоит ехать на переговоры, затем в налоговую поездку, затем в командировку за границу.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к блокировке рабочего процесса. Что делать обычным художникам? Здесь на помощь приходит полезный штамп — факсимиле. В отсутствие директора другое уполномоченное лицо может поставить требуемый автограф на документе.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный отпечаток может быть размещен на:
- Почетные грамоты и грамоты.
- Страховые полисы (мед.
- Сертификаты обслуживания и награды.
- Уведомления, уведомления, приглашения, благодарности или поздравительные тексты (письма).
- Патенты, свидетельства Федерального Собрания на интеллектуальную собственность (Распоряжения Роспатента № 60 от 09.03.1993, № 56 от 31.05.2007).
- Подтверждение результатов Единого государственного экзамена (Единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в образовательной и научной сфере (07.04.2006).
- Соглашения и дополнения к ним, если такая возможность прямо оговорена в текстах, указанных или установленных другим соглашением сторон.
Ряд нормативно-правовых актов предусматривает прямой запрет на использование факсимильных оттисков, например:
- Законодательные и другие правовые акты. Федеральные законы в Российской Федерации утверждаются лично Президентом страны, в законах субъектов государства они также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителя и печатью предприятия. Распоряжение ЦБ РФ № 28-я (14.09.2006) позволяет заполнить анкету с помощью компьютерной техники или печатного станка, но не предусматривает аналог рукописной визы.
- Информация об аукционе (конкурентная). В документах о порядке проведения аукционов и конкурсов установлен прямой запрет на использование аналогичного факсимиле. Например, аналогичное требование содержится в приказе Департамента конкурентной политики города Москвы № 70-01-167 / 7 (13.07.2007) приказом Федерального агентства по образованию от 13.07.2007 г. 1182 (07.02.2007).
- Декларирование соответствия товаров (продукции) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование действительной подписи содержится в рекомендациях, утвержденных постановлениями Минпромэнерго РФ от 28 декабря 2010 г. 53 (22.03.2006), н. 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Счета-фактуры.
- Фискальная декларация.
- Документы, для которых требуется нотариальное заверение. Подпись должна быть поставлена от руки и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ нотариального законодательства, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).
можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль копиями, в том числе факсимильными ?