Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Законы об электронном документообороте (ЭДО): что нужно знать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Единая система защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее СЭД) предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между страхователями и органом ПФР.
Подробнее о подаче заявления в электронном виде
Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.
Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:
- отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
- ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
- если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
- после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
- После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Как зарегистрироваться: заявление
Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:
- регистрационный номер в ПФР;
- регистрационный номер оператора электронного документооборота;
- наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
- Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
- сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
- контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
- ИНН;
- КПП;
- сведения о представителе по доверенности.
ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Отчеты через представителей
Чтобы сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.
Если страхователь не является участником информационного обмена в рамках ЭДО ПФР, то для представления индивидуальных сведений через представителя ему необходимо лично или через представителя уведомить территориальный орган ПФР о праве представителя формировать и подписывать индивидуальные сведения страхователя, предоставив оригиналы документов, подтверждающих полномочия.
Для отзыва права представителя страхователю необходимо подать электронный документ «Уведомление о прекращении полномочий представителя», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом организации или доверенностью от имени страхователя.
Преимущества электронного документооборота с ПФР
Организованный с ПФР электронный документооборот дает массу преимуществ для пользователей. Работодателю придется осуществить ряд действий, но в целом рабочий процесс на предприятии упростится по многим параметрам после подписания соглашения.
Перечень преимуществ:
- благодаря такой системе обеспечивается высокая достоверность учета и степень контроля документопотока, гарантируется обязательное соблюдение конфиденциальности;
- процедура отправления отчетности сильно упрощается — разрешается сделать это в любое время дня;
- имеется возможность оперативного исправления ошибок отправителем документации, если ПФ обнаружило таковые;
- для сотрудников финансового отдела отпадает необходимость посещения госведомства;
- при отправлении отчетности страхователь получает информацию о результате ее приема и может впоследствии внести нужные корректировки;
- появляется возможность создания электронных архивов.
Электронный документооборот удобен не только для работодателей, но и для самого госведомства. Специалисты ПФ также заинтересованы в оперативном получении документации. Тем более такая система обмена данными уменьшает риск по совершению работодателями ошибок в документах. Формируется оптимальный уровень рабочей нагрузки специалистов ПФ.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Узнать номер соглашения с пфр по инн
Метод получения необходимых сведений в данной ситуации будет тем же, что и в случае с поиском номера в ПФР для фирмы. Чтобы узнать регномер в ПФР по ИНН, необходимо опять же выяснить код представительства ПФР в регионе, в котором зарегистрирован ИП, а затем задействовать его в соответствии с алгоритмом поиска номеров ПФР по ИНН, который мы рассмотрели выше. Найдя в Интернете сайт, предоставляющий электронные выписки, сделав заказ и быстренько оплатив его, я получила выписку на свою электронную почту, которая содержала заветные регистрационные номера ПФР и ФСС. Я спокойно заполнила необходимую отчетность и отправила ее в срок, избежав тем самым будущих проблем (штрафы, объяснения и т.д.).
22 Дек 2021 marketur 566
Поделитесь записью
- Похожие записи
- Очередь в детский сад жк опалиха
- Благодарственные слова педагогам дополнительного образования
- Льгота вов вдавам
- Бух проводки при поступлении страховой выплаты
Обмен электронными документами с ПФР
Переходя на электронный документооборот, страхователь получает ряд следующих преимуществ:
- Гарантия конфиденциальности передаваемой информации.
- Повышение скорости работы, так как система дает возможность отправлять отчетность в любой день и любое время.
- Экономия времени бухгалтера, поскольку пропадает необходимость посещать Пенсионный фонд.
- Возможность проверки отчетности до отправки в фонд, что позволяет передавать отчеты с первого раза.
- Возможность оперативно исправлять ошибки, найденные органами ПФР в отчетах.
- При отправке документов страхователь электронно получает информацию о приеме отчетности, и результатах ее проверки.
- Возможность создания в организации архивов в электронном формате по всему документообороту с органами ПФР.
Для предоставления отчетности в электронном виде требуется электронная подпись (ЭП) руководителя организации. Использование ЭП лицом, которое не является ее владельцем, недопустимо.
Плюсы и минусы электронной передачи данных
Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.
Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.
Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.
Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Иностранные работники
С 2023 года придется уплачивать единый тариф страховых взносов, в том числе в ФОМС России, с заработной платы по трудовым договорам и вознаграждений по договорам ГПХ постоянно проживающим на территории РФ высококвалифицированным специалистам и временно пребывающим иностранным гражданам. Сейчас же, напомним, взносы на обязательное медицинское страхование за иностранных сотрудников работодатели не платят.
Данное изменение позволит иностранным гражданам получать медицинскую помощь по ОМС, но только через три года. К тому же в связи с изменениями работодатели больше не будут обязаны требовать представления полиса ДМС и указывать его реквизиты в трудовом договоре.
Организационное закрепление, или где соглашения об электронном обмене документами?
Следующий шаг — обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Хотя эта мера вовсе не обязательна, все же четкое понимание процессов и ориентация в терминах лишними не бывают. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор.
Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО. Чаще всего типовые документы уже размещены на их сайтах, как это сделано у Synerdocs, достаточно только скачать и внести свои данные.
Пример пункта об электронном обмене
Договор должен содержать информацию об условиях и порядке электронного документооборота: какие документы и в каком формате передаются через сервис, вид ЭП, какие компании выбраны в качестве оператора(-ов) ЭДО. Дополнительно указываются условия внесения изменений в настоящий договор, порядок рассмотрения спорных вопросов и различные ограничения.
На свое усмотрение компании добавляют или убирают некоторые пункты, однако крупные организации максимально полно расписывают все детали. Такой подход позволяет экономить время на обсуждении многих вопросов, которые непременно возникают при подключении контрагентов. А в случае неблагоприятного стечения обстоятельств и судебных разбирательств соглашение об обмене позволит суду быстрее сформировать общую объективную картину этой стороны делового сотрудничества.
Представление СЗВ-ТД лично или по почте
Способ представления СЗВ-ТД лично, кардинально отличается от аналогичного по другим формам. Для сдачи отчетности на бумаге не требуется носитель с файлом. Предусматривается, что страхователь заполнит форму на сайте ПФР, распечатает ее и отправит, при этом не требуется авторизация (не путать с отправкой через Кабинет страхователя). Затем подписанный и скрепленный печатью документ необходимо предоставить по месту регистрации. Сотрудник ПФР проверит соответствие печатной формы и электронной отправленной через сайт. И в зависимости от результата примет или нет. Но в случае отказа, возможно придется заново повторить процедуру полностью. В данный момент и этот режим в разработке. Поэтому пока можно сдавать отчет на бумаге как и раньше, но в файле необходимость отпала.
Напомним, что сдавать отчетность на бумажном носители можно только если численность сотрудников не превышает 25 человек.
Для отправки документов по почте, ни чего не изменилось, отчет направляется с описью документов.