Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить командировки и суточные в учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
22 мая Комаров В.С. получил на корпоративную карту денежные средства в размере 10 000 руб. на командировку в Новосибирск на 3 дня. В тот же день из кассы ему выданы два авиабилета на общую сумму 19 510 руб. на проезд к месту командировки и обратно.
28 мая работник представил авансовый отчет, к которому приложил:
- авиабилет (перелет Москва-Новосибирск) от 23.05.2018 на сумму 8 875 руб. (в т. ч. НДС 20 %, НДС 10 %);
- авиабилет (перелет Новосибирск-Москва) от 25.05.2018 на сумму 10 635 руб. (в т. ч. НДС 20 %, НДС 10 %);
- БСО за проживание в гостинице на сумму 4 130 руб. (в т. ч. НДС 20 %).
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 1 500 руб./сут.— 4 500 руб. на 3 дня.
Неиспользованные денежные средства работник возвратил в кассу.
Характеристика сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ
При отправлении работника в командировку бухгалтерский отдел компании, в которой он работает, должен правильно рассчитать суточные за все время отсутствия сотрудника.
Размер суточных, период их выплаты, необходимые подсчеты доходов сотрудников, которые они получают от командировки, страховые взносы – все это однозначные цифры, которые должны быть точно и аккуратно подсчитаны. За незнание этих вопросов работодатель может быть привлечен к ответственности.
Согласно Налоговому кодексу РФ, компенсационные выплаты не облагаются соответствующим доходом, если они связаны с оплатой расходов на командировку и не выходят за пределы установленного размера.
Суточные, сумма которых выше нормативов, подвергаются налогообложению. Поэтому в налоговой декларации необходимо указывать их размер и сумму удержанного налога. Важно знать, что в Расчете указывается только ту величину суточных, которая превышает 700 рублей в сутки для внутрироссийской командировки и 2500 рублей в сутки для заграничных.
Перечисление НДФЛ должно осуществляться в следующий рабочий день после удержания налога.
Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.
Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.
Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты.
Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.
Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.
В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.
Работник поехал в командировку
Статьей 217 Налогового кодекса РФ установлен перечень доходов, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц. В их числе суточные, выплачиваемые в период нахождения работника в командировке «в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством».
Вокруг размера суточных, которые не включаются в доход налогоплательщика, подлежащий налогообложению, продолжается длительный спор.
МНС России по согласованию с Минфином России свою позицию по этому вопросу высказало в письме от 17.02.04 N 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками».
В соответствии с этим письмом суммы суточных, выплаченных сверх норм, установленных постановлениями Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» и от 02.10.2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», а также приказом Минфина России от 12.11.2001 г. N 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран», подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.
Иными словами, не должны облагаться НДФЛ суточные в размере 100 рублей за каждый день пребывания в командировке на территории России.
С одной стороны, указанное письмо адресовано налоговым органам и устанавливает обязательное для них «правило поведения, подлежащее неоднократному применению». С другой стороны, неисполнение указаний письма налоговыми агентами неизбежно ведет к налоговым спорам и привлечению к налоговой ответственности.
Но многие налогоплательщики, эксперты, налоговые консультанты не соглашаются с такой позицией и считают ее противоречащей налоговому законодательству.
Основанием такого несогласия являются положения Трудового кодекса, вступившего в действие с 1 февраля 2002 года. В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры суточных, выплачиваемых работникам, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. До 1 января 2005 года Трудовым кодексом был установлен нижний предел размера суточных — он не мог быть ниже установленного российским правительством в отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета. Но с нового года данное ограничение исключено.
Спор рассмотрен в ходе судебного разбирательства. Высший арбитражный суд РФ вынес решение 26 января 2005 года по делу N 16141/04, согласно которому письмо МНС России от 17.02.2004 г. признано не соответствующим Налоговому кодексу и не действующим.
Какие доводы позволили придти суду к такому выводу?
Во-первых, ВАС РФ признал письмо МНС России нормативным правовым актом, распространяющим свое действие на неопределенный круг налогоплательщиков и налоговых агентов.
Во-вторых, суд указал, что законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены, а общий порядок установления таких норм предусмотрен только трудовым законодательством.
Ни один из действующих документов, в которых установлены размеры суточных, по мнению суда, не может применяться в целях налогообложения доходов физических лиц. Так, установленные в постановлении Правительства РФ N 729 размеры возмещения командировочных расходов ограничивают только размер финансирования из федерального бюджета на указанные цели, но не ограничивают величину производимых работникам выплат. Нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93, не могут применяться в целях налогообложения НДФЛ, так как оно принято и применяется только для целей исчисления налога на прибыль организаций.
В третьих, ВАС РФ отметил, что суточные являются компенсационной выплатой по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Поэтому взимание налога с указанных средств неправомерно. Экономическая выгода у работника может возникнуть только при получении суточных в размерах, превышающих установленные в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
В решении ВАС РФ сформулирован принцип равенства налогообложения: «равный порядок налогообложения заключается в том, что при получении доходов, отвечающих критериям облагаемых доходов, они подлежат налогообложению у всех налогоплательщиков, за исключением случаев, предусмотренных законом, а при получении выплат, отвечающих критерию доходов, не подлежащих налогообложению, такие выплаты налогообложению не подлежат».
Итак, решение ВАС РФ принято. Большинство экспертов вздохнули с облегчением — суточные независимо от их размера, установленные в коллективном договоре или ином локальном документе организации любой формы собственности и ведомственной принадлежности, не облагаются налогом на доходы физических лиц.
Но так ли все однозначно? Не последуют ли за данным решением злоупотребления со стороны организаций. Например, что стоит работодателю установить заработную плату на минимальном уровне, а выплачивая работнику в период нахождения в краткосрочной командировке суточные в максимальном размере, вывести из-под налогообложения основной доход работника. Безусловно, такой шаг приведет к перекосу при исчислении налога на прибыль.
Особое мнение о последствиях решения ВАС РФ высказывает член научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов, налоговый консультант Елена Воробьева.
Признано не действующим письмо МНС России от 17.02.04 N 04-2-06/127. Вывод Суда о том, что постановления Правительства РФ от 08.02.02 N 93 и от 02.10.02 N 729 не имеют никакого отношения к формированию налоговой базы по НДФЛ, не вызывает никаких сомнений.
При каких условиях сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами?
Из текста п.3 ст. 217 НК РФ понятно, что не весь размер командировочных затрат попадает под налогообложение. Документально подтвержденные затраты на проезд и проживание, суточные выплаты в пределах 700 руб. для поездок по стране и 2 500 руб. по загранкомандировке не являются объектом налогообложения НДФЛ.
О том, как поступить, если работник вовремя не отчитался по командировке, читайте в материале «Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок».
Если затраты на проживание и транспортные расходы во время командировки не были документально оформлены и нет возможности их подтвердить, то они будут облагаться НДФЛ, за исключением суточных в пределах сумм, указанных выше. Потраченные и документально не подтвержденные сверх нормативов средства фискальные органы также могут учесть в базе для начисления НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.
2013 № А27-1862/2013). Обоснованность выплаты самих суточных в пределах установленных законодательством норм при утрате командировочных документов можно подтвердить локальными документами предприятия – приказами о направлении в командировку, табелями учета рабочего времени, отчетами о выполнении служебного задания.
О том, какие действия предпринять в случае отсутствия документов о проживании, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.
В ситуациях, когда сотрудник компании отправляется в командировку по России либо за границу, работодатель обязуется выплачивать ему определенное денежное вознаграждение, которое расчитывается за сутки – это и есть так называемые суточные. При этом отмечается всего 3 основных ситуации, при которых работодатель обязан платить суточные.
Для более точного изучения вопроса рассмотрим, как законодательство трактует командировку. Командировкой называют служебную поездку, сроки и условия которой определяет работодатель. При этом место, где будет осуществляться работа, должно быть удалено от установленного.
Суточные не являются частью оплаты жилья при удаленной работе и учитываются в качестве дополнительных расходов сотрудника на ежедневные нужды. Как правило, чем дальше находится место удаленной работы, тем большую сумму выплачивает работодатель.
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Для всех перечисленных расходов, кроме суточных, действует единое правило: они не облагаются взносами, если фактически произведены и документально подтверждены.
Далее расскажем, при каких условиях облагаются страховыми взносами отдельные виды командировочных расходов.
Использование личного транспорта командированного
Отправиться в командировку сотрудник может и на собственном автомобиле. Чтобы не облагать взносами компенсацию, связанную с эксплуатацией имущества работника, нужно выполнить несколько условий (письмо Минфина от 28.03.2019 № 03-15-06/21254):
- Виды подлежащих компенсации расходов прописываются в коллективном договоре, например: на приобретение ГСМ, ремонт транспортного средства во время командировки.
- Сотрудник согласовывает с работодателем факт отправки в командировку на личном автомобиле.
- Расходы подтверждаются документами.
Полезное о компенсациях:
- за неиспользованный отпуск без увольнения;
- личное авто без НДФЛ и взносов;
- аренду жилья сотруднику;
- задержку заработной платы.
Облагаются ли командировочные страховыми взносами: определение командировочных расходов
Служебная командировка – поездка сотрудника предприятия за пределы места постоянной работы по поручению начальства на конкретные сроки в целях исполнения служебного поручения в рамках трудового договора. То есть, когда работа имеет разъездной характер и предусматривает непрерывное нахождение в пути, такие поездки не считаются командировками.
Правила отправления сотрудника в служебную командировку регламентируются законом, и при их нарушении отпадают оправдания для списания средств, затраченных на осуществление поездки. По возвращении из командировки служащий найдет место своей работы сохраненным за ним, его оклад не потерпит изменений, должность и обязанности останутся прежними, а затраты, понесенные в период пребывания в отъезде, будут полностью возмещены. Командировочные расходы различаются в зависимости от того, совершается ли поездка в рамках территории России или заграницу.
Типичные ошибки при обложении командировочных страховыми взносами
Ошибка: Учет суточных, выдаваемых на командировочные поездки сроком в один день, при расходах в целях снижения налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.
Комментарий: Чтобы иметь право вносить расходы на однодневную служебную поездку в перечень расходов за налоговый период, нужно обозначить суточные расходы по-другому. В договоре необходимо прописать их как компенсацию затрат, понесенных работником в течение командировки, и заранее определить их величину и правила выплаты.
Удобнее это сделать в коллективном трудовом соглашении.
Ошибка: Назначение суточных по деловым поездках в размере более 700 рублей за один день командировки в пределах России и более 2500 рублей – при выезде заграницу.
Комментарий: С 1 января 2021 года суточные свыше 700 рублей за день служебной поездки по России и свыше 2500 рублей за день поездки за рубеж должны облагаться страховыми взносами.
Ошибка: Обложение страховыми взносами затрат на аренду жилого помещения в рамках служебной поездки, которые не были документально подтверждены выездным сотрудником.
Комментарий: Даже если расходы на аренду жилья не были подтверждены соответствующими документами, страховыми сборами не нужно облагать затраты, которые не превысили пределы норм, регламентированных законом.
Код дохода 2300 с расшифровкой
Если сумма превышает 50 000 на каждого ребенка, но на обоих родителей, то с суммы превышения взимается налог.
По некоторым специфичным выплатам сотрудникам НК РФ не содержит уточняющей информации, касающейся сроков для той или иной операции с НДФЛ. Однако к логическим выводам можно прийти, используя разъяснения ФНС, которых становится все больше и которые в скором времени, надеемся, ответят на все накопившиеся вопросы по заполнению расчета.
В этом случае работник получает окончательный расчет и трудовую книжку перед отпуском, и не возвращается к прежнему работодателю после отдыха. Однако с точки зрения трудового законодательства перечисленные суммы является отпускными, а не компенсацией за неиспользованный отпуск.
Итоговая выплата составила 35 964 руб. (76 000 руб. – 30 000 руб. – 9 880 руб. – 156 руб.). НДФЛ был перечислен в бюджет по сроку (08.08.2016). Других выплат в отчетном периоде не было.
Такие выплаты представляют собой командировочные расходы, которые одинаково должны выплачивать как предприятия, так и ИП и это не зависит от режима налогообложения.
Устанавливаемые законом нормативы суточных порой не позволяют командированному сотруднику комфортно чувствовать себя во время деловой поездки.
При выгрузке данных из программы “1С: Зарплата и Управление персоналом” в программу “1С: Бухгалтерия” в программе “1С: Бухгалтерия” происходит задвоение суммы суточных, выплаченных сверх лимита.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.
Удержать налог (стр. 110) работодатель должен, когда произойдет следующая выплата денежных средств работнику после даты получения дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Раньше этой даты удерживать налог ФНС не разрешает (письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/).
В 2021 году были сделаны корректировки в статье 422, они посвящены суточным сверх нормам налогообложения в 2021 году. За них тоже нужно уплачивать налог на физических лиц. Однако помимо этих налоговых взносов компании обязаны совершать платежи в ФСС. Исключение составляют выплаты, которые связаны с травматизмом работников.
Обращаем внимание, что показатели по зарплате и сверхнормативным суточным в Разделе 2 свернуты, поскольку все даты по строкам 100-120 Раздела 2 в отношении данных выплат совпали. Изменения в сфере налогообложения были сделаны в соответствии с тем, что с начала 2021 года за страховые выплаты ответственность несёт ФНС. Единственным исключением является получение травм. Все страховые перечисления по новым правилам вносятся в налоговую службу, а не в Фонд соцстрахования.
НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Командировочные расходы, понесенные при осуществлении обычной деятельности организации, признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете на дату утверждения авансового отчета работника. До этого момента суточные, выданные авансом, отражаются как дебиторская задолженность работника (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, далее — ПБУ 10/99).
По общему правилу аванс, выданный в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату выдачи. В дальнейшем задолженность работника по подотчетной сумме в связи с изменением курса евро не пересчитывается. Соответственно расход в виде суточных признается в той же сумме (п. п. 4, 5, 6, 9, 10 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154).
Пример
. Учет суточных в иностранной валюте.
Работник управленческого аппарата получил суточные на четыре дня загранкомандировки в общей сумме 400 долларов США. Курс Банка России составил (условно):
- на дату выдачи валюты работнику — 58 руб./долл. США;
- на последний день месяца утверждения авансового отчета — 59 руб./долл. США.
Рублевая сумма суточных для целей удержания НДФЛ составляет 23 600 рублей (100 долл. США х 4 дн. х 59 руб.). Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 10 000 рублей (2500 руб. х 4 дн.), облагаются НДФЛ – в сумме 13 600 рублей (23 600 руб. – 10 000 руб.), а налог составляет 1768 руб. (13 600 руб. х 13%).
Суточные в расчете по страховым взносам 2021
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.