Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вежливый отказ: как отказать соискателю без ущерба для бренда работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, как вы отказываете соискателю (письменно или устно), действует один и тот же сценарий. Его можно разделить на 4 смысловых блока: благодарность, объяснение причин отказа, указание сильных сторон, предложение внести в кадровый резерв.
Как сформулировать текст сообщения
1. Поблагодарите соискателя.
Обратитесь к кандидату по имени. Дайте понять, что вы действительно цените, что он уделил время и пришёл на собеседование именно в вашу компанию. Это покажет, что вы проявляете должное уважение не только к сотрудникам, но и к соискателям.
✅ «Андрей, спасибо, что вы откликнулись на вакансию и пришли к нам на собеседование».
Постарайтесь, чтобы благодарность не выглядела как дежурная фраза.
❌ «Спасибо за ваш отклик».
В этом ответе чувствуются шаблонность и неискренность.
2. Вежливо откажите и объясните причину.
Будьте честными, при этом используйте корректные формулировки, которые не заденут соискателя. Если у него мало опыта, скажите, что предложили работу более опытному кандидату. Если недостаёт навыков — тактично сообщите об этом.
✅ «К сожалению, сейчас мы не сможем предложить вам работу, потому что остановили выбор на другом кандидате. По результатам разговора он оказался более подготовленным к работе с большим объёмом данных».
Избегайте резких и неоднозначных фраз.
❌ «Нам показалось, что вы какой-то невнимательный и не сможете работать с таким количеством документов, как у нас».
Такие формулировки звучат обидно, даже если кандидат сам понимает, чего именно ему не хватило.
3. Подбодрите и укажите на хорошие качества.
Возможно, это самая важная часть вашей коммуникации с человеком, которого не взяли на работу. Расскажите, что вам в нём понравилось — так вы сможете вернуть кандидату уверенность в себе, чтобы он мог продолжать поиски работы в нормальном эмоциональном состоянии.
✅ «В целом вы оставили после себя приятное впечатление. Особенно нам понравилась история, когда вы замещали заболевшего шеф-повара на важном банкете. Очень ценно, что вы не побоялись взять на себя ответственность в стрессовой ситуации».
Будет ошибкой, если вы станете обесценивать возможные переживания соискателя или советовать, что ему делать дальше.
❌ «Вы в целом неплохой специалист, не переживайте. У нас куча ресторанов в городе, ещё найдёте себе работу».
Кажется, что такие фразы произносятся из лучших побуждений, но человек, которому отказали, может воспринять их болезненно. Вдруг он поработал уже во всех ресторанах, а мечтает попасть именно в ваш?
4. Предложите внести его в кадровый резерв.
Покажите, что вы готовы рассматривать кандидата на будущие вакансии.
✅ «Возможно, мы будем открывать новые филиалы. Вы не против, если мы позвоним, когда у нас появится подходящая для вас работа?»
Такая форма отказа не бьёт по самооценке — человеку дают понять, что он хороший специалист, но для него сейчас нет подходящих вакансий.
❌ «К новому году мы откроем новый филиал, туда нам тоже потребуются сотрудники. Можете подождать, пока у нас появятся новые вакансии».
Лучше не называть конкретные сроки, чтобы не обнадёживать человека в случае, если что-то пойдёт не так.
Отказ в приёме на работу по деловым качествам
Такой повод для отказа является безусловно правомерным. Работодатель имеет полное право не брать в штат сотрудника, не соответствующего требованиям к должности, на которую он претендует. Если наниматели маскируют этой формулировкой истинную причину нежелания вступать в трудовые отношения, не являющуюся правомерной, несоответствие деловым качествам должно быть подтверждено документально.
Согласно с нормами деловой документации, при оформлении отказа нужно придерживаться следующих требований:
- оформлять документ на фирменном бланке либо указывать необходимые реквизиты организации;
- зарегистрировать исходящий документ с указанием способа вручения адресату (лично под подпись либо заказным письмом с уведомлением);
- обосновывать несоответствие деловым качествам требованиями должностной инструкции или трудовым законодательством;
- зафиксировать документ подписью руководящего лица и печатью организации.
Как отказать кандидату
Если корпоративной этикой признана необходимость обратной связи с неодобренными кандидатами, сделайте это, не указывая конкретных причин. Приведем несколько общеупотребимых способов, как отказать соискателю после собеседования:
- Телефонным звонком — легко и быстро, но эмоционально тяжело. Иногда используется обратный звонок — соискатель сам перезванивает в оговоренные с рекрутером сроки.
- Лично обычно отказывают непосредственно во время встречи с рекрутером или с лицом, принимающим решение. Причина — очевидное несоответствие претендента вакансии, ставшее известным только во время диалога.
- Электронное сообщение — наиболее быстрый и эффективный способ, позволяющий использовать заранее заготовленные образцы.
- СМС-сообщения — обычно используют в коммуникациях с соискателями, у которых нет электронной почты.
- Широко используется «час Х» — по договоренности сторон, отсутствие обратной связи в определенное время оценивается кандидатом как отказ.
- По почте обычно посылают отказы на письменные запросы соискателей, в соответствии со статьей 64 ТК.
Отклонение кандидатуры, направленного из Центра занятости
Иногда безработные приходят в компанию по направлению из службы занятости. Некоторые с порога просят написать отказ о приеме, чтобы продолжать получать пособие от государства. Не стоит идти на поводу в этом случае, лучше указать, что соискатель сам отказался от трудоустройства. Это поможет избежать спорных ситуаций в будущем и обезопасить себя от судебных разбирательств. Если сотрудник действительно не подходит, и для этого есть законные основания, то допустимо отклонить кандидатуру. Для этого можно использовать следующие основания:
- несоответствие образования;
- маленький опыт работы;
- отсутствие требуемой квалификации;
- противопоказания медицинского характера.
Составление отказного письма
Чтобы в дальнейшем оставить у соискателя положительные впечатления о компании, то рекомендуется использовать не шаблонные уведомления, а четко сформулированный письменный ответ. К примеру:
- Рекомендуется использовать слова благодарности, так как потенциальный сотрудник потратил не только ваше, но и свое драгоценное время: «Благодарим Вас за уделенное время и за выбор нашей организации».
- Предоставить обоснованный отклик. «По результатам собеседования Вы недостаточно подходите на предоставленную вакансию, так как имеете маленький опыт на этой должности. Нашей компании необходимы высокопрофессиональные сотрудники».
- Не следует категорически давать отрицательный ответ если кандидатура достойная. «Мы сохраним информацию и при наличии подходящей должности незамедлительно с Вами свяжемся. Надеемся на Ваше понимание».
- Стоящую кандидатуру следует приободрить. «Вы непременно устремленный человек и много добьетесь на этой должности. Уверены, что год — это не помеха и Вы попрактиковавшись вернетесь в нашу компанию и будете полноценным сотрудником».
- Обязательно наличие подписи и печати.
Бывают работники с направлениями от определенной организации или центров занятости о предоставлении таким гражданам работы. Но зачастую у компании не имеется подходящей должности. В этом случае отказ должен быть произведен в письменной форме. При несогласии в отрицательном решении он может составить запрос обоснованного ответа.
Чтобы успешно пройти собеседование, следуйте 12 основным правилам:
- всегда будьте на связи или перезванивайте даже на незнакомые номера, если упустили звонок;
- если опаздываете, предупредите об этом заранее;
- указывайте корректные данные в резюме (это касается в том числе измененных данных – вся информация должна быть актуальной);
- внимательно слушайте эйчара на собеседовании;
- перед встречей с членом команды обязательно изучите компанию;
- на вопросы эйчара реагируйте спокойно и, если нужно, задавайте свои;
- воспринимайте собеседование не как расстрел, а как дружескую беседу: ведите себя естественно, «от себя» рассказывайте про прошлый опыт;
- не предлагайте HR-менеджерам, как лучше распорядиться вашим ресурсом;
- готовьтесь к собеседованию, чтобы от волнения ничего не забыть;
- не бойтесь показаться простым: честность подкупает сильнее, чем напыщенность;
- если вы не разбираетесь в чем-то не критически важном, о чем вас спросили. честно скажите, что еще учитесь: ожидания лучше превзойти, чем не оправдать;
- не забывайте про soft skills: по вашим отзывам о предыдущих местах работы и поведению на собеседовании скажут больше, чем по навыкам, перечисленным в резюме.
Прежде чем искать заранее заготовленные формулировки и шаблоны, как именно отказать работодателю после собеседования, хорошенько подумайте:
- вы потратили время на поиски этой работы;
- вы успешно прошли собеседование;
- вас выбрали среди других кандидатов, которые были вынуждены продолжить поиски работы;
- работодатель надеется на вас.
Поэтому у вас должна быть веская причина для отказа. Почему вы, пройдя все эти этапы, вдруг изменили решение выходить на это место? Не торопитесь и тщательно проанализируйте происходящее.
Причины, из-за которых не стоит отказываться от работы:
- вас переубедил кто-то из родных или знакомых — прислушивайтесь только к внутреннему голосу;
- вы боитесь не оправдать ожиданий — аффирмации для поднятия самооценки и тренинги по повышению профессиональной компетенции вам в помощь;
- вам просто не хочется, без всяких причин, выходить на новое место — преодолейте свою косность, заставьте себя выйти из зоны комфорта.
По-настоящему веские причины для отказа:
- вам предложили более престижную работу, с более выгодной зарплатой (или повысили в должности на старой);
- определённые условия работы (в том числе зарплата) или сама атмосфера в той компании вам не подходят;
- не понравилось общение (с будущими коллегами или интервьюером) вплоть до отвращения;
- непредвиденная жизненная ситуация: срочный переезд в другой город (страну), тяжёлая болезнь.
Но и в этих случаях хорошенько подумайте, прежде чем давать категорический отказ. Уверены ли вы в том, что на новом месте будет лучше? Так ли уж не приемлемы условия, которые вас не устраивают? В случае с непредвиденными жизненными ситуациями психологи не рекомендуют принимать поспешных решений в состоянии аффекта.
Возникает ещё один вопрос: а надо ли вообще утруждаться и уведомлять своё не состоявшееся начальство, что вы не будете у них работать? Ведь это так неприятно — нужно тратить свои нервы, время, силы… Однако необходимо перебороть себя и всё-таки озвучить отказ, причём максимально деликатно и вежливо. На это есть две причины:
- есть общая база данных для кадровых агентств, где работодатели оставляют отзывы о кандидатах, — вы можете попасть туда с негативной оценкой, которую может увидеть ваш будущий начальник;
- если вы работаете в одной сфере, ваши пути могут пересечься в самом неожиданном месте, поэтому будет лучше, если вы расстанетесь на хорошей ноте.
Предлагаем ознакомиться Объяснительная пропуск работы
Пример из практики. Молодой человек прошёл собеседование на руководящую должность в престижную мебельную компанию. Буквально на следующий день ему позвонили из конкурирующей фирмы и предложили аналогичное место, но с более высокой заработной платой. Он согласился, но не предупредил работодателя, к которому устраивался изначально, что не выйдет.
Аргументы, объясняющие отрицательное решение кандидата, могут быть истинными или вымышленными. Подбирая мотив, нужно подготовиться к возможным возражениям собеседника или попыткам предложить иные условия. Если повод для отказа заведомо ложный или надуманный, соискатель рискует оставить нелицеприятное впечатление.
Существует безусловная причина, которая поможет исключить дальнейшие притязания со стороны оппонента и прекратит отношения с работодателем – «изменились личные обстоятельства». Жизненная ситуация человека – сфера, закрытая для обсуждения в малознакомой среде, и ни один здравомыслящий рекрутер не станет организовывать дискуссию на такую тему. Но стоит с осторожностью пользоваться данной формулировкой.
Какой мотив выбирать в качестве причины, зависит от разных факторов. Если вакансия кадрового агентства, то разумнее изложить истинные умозаключения, чтобы помочь посреднику составить объективный профиль заказчика трудовых услуг. Откровенный конструктивный разговор с непосредственным нанимателем также способен привести к компромиссному показателю и сформировать позитивный портрет кандидата.
Но честность в искусстве дипломатии не всегда уместна. Бесспорным табу среди предлагаемых причин отказа считаются нелестные высказывания о компании, личности руководителя и сотрудников, условиях труда и т.п. Отсутствие трудового договора, «серые» зарплаты, сведения о задержках выплат, налоговые трудности и пр.
- Неудобное расположение места работы, трудно добираться.
- Не привлекает система начисления заработной платы, соцпакет.
- Не устраивает функционал, особенно в случае отсутствия у организации четко прописанных должностных инструкций.
- Нежелание работать сверхурочно, в выходные и праздники, если в данной организации есть такая практика.
- Неготовность к командировкам.
- Отсутствие перспектив карьерного и профессионального роста, зон развития.
- Неудобный график.
- Сложные бытовые условия работы.
- Выбор другого работодателя (без конкретики).
- Изменение условий на настоящем месте работы: «Мой действующий начальник повысил меня в должности, предложил новый интересный проект, новые задачи с повышением оклада, не успел найти мне замену и т.п.».
- Прекращение поисков работы в связи с болезнью, переездом и иными личными обстоятельствами.
Когда это нужно делать?
Чтобы облегчить жизнь себе и соискателю, желательно оговаривать сроки ответа в финале заключительного собеседования.
Такой вариант предпочтителен и представляет компанию как серьезного и надежного работодателя.
Но не всегда интервьюеру известно точно, когда будет решение, ведь зависеть оно может от нескольких человек.
В этом случае лучше так и объяснить кандидату и назвать примерные сроки оглашения решения.
Разумеется, нужно быть предупредительным и все обещания сдержать. Если прозвучала фраза «Мы Вам позвоним в течение недели, чтобы дать ответ о результатах», то эти сроки нельзя игнорировать. Даже если решение к назначенному времени еще не принято, нужно позвонить и договориться о других сроках.
Если же никаких договоренностей не было, то сообщить об отрицательном решении лучше сразу, как оно стало известно. Соискатель находится в стрессовой ситуации из-за неизвестности и необходимости ждать, поэтому не нужно заставлять его нервничать и дальше и отнимать его время.
Компания, дорожащая своей репутацией, обязательно даст ответ соискателю в течение 2 недель с момента последнего собеседования. Затягивание ответа и, что еще хуже, его отсутствие могут сыграть не в пользу на рынке труда никто не отменял.
Часто возникает ситуация, когда уже в ходе собеседования становится ясно, что кандидат не подходит. В этом случае лучшим вариантом станет фраза «В случае положительного решения мы позвоним Вам в течение 2 дней».
Такой ответ даст кандидату четкое представление о способе связи и сроках ответа. Разумеется, если в течение 2 дней кандидат не получит звонка, он не станет ждать дольше и продолжит поиски работы.
Выражение job offer дословно переводится как предложение о работе. Оно направляется соискателю в письменном виде. Это может быть электронное письмо или предложение, оформленное на бумажном носителе.
В российских нормативных актах никак не регламентируется форма и порядок направления предложения о трудоустройстве.
Исходя из сложившейся практики можно сделать вывод, что оффер содержит:
- наименование должности;
- перечисление должностных обязанностей;
- описание механики формирования и выплаты материального вознаграждения за труд – бонусов, заработной платы, премий;
- описание социального пакета и всех предлагаемых гарантий;
- подчинение соискателя;
- принятый режим работы;
- желаемая дата выхода соискателя на работу;
- длительность и условия испытательного срока;
- другие особенности предлагаемой работы;
- контактные данные;
- сведения о контактном лице, которое сможет ответить на все возникающие вопросы.
Обычно job offer носит информационный характер. Это подробное описание вакансии направляется соискателю уже после прохождения им собеседования.
Будущий работодатель отправляет такое приглашение на работу для устранения недопонимания. Кандидат на должность, получивший job offer, может быть уверенным, что он принят на предлагаемую позицию. В свою очередь, фирма полностью информирует соискателя об условиях работы, что исключает вероятность, что сотрудник не будет понимать, на какую должность и с какими обязанностями его оформляют.
Следует понимать, что приглашение на работу ни к чему не обязывает. Соискатель может отказаться от предложения или выдвинуть условия на обсуждение.
Обязательно ли давать ответ?
Ответ дать необходимо. Желание избежать неприятного разговора и проигнорировать эту необходимость – нормальная реакция.
Но делать этого не стоит. Ответ о результатах собеседования – это проявление элементарного уважения к кандидату.
Он говорит о культуре компании. А строить и поддерживать положительный имидж компании в разы сложнее, чем его разрушить.
Взаимодействие с каждым кандидатом должно носить характер партнерства. Ведь завтра тот же соискатель вполне может стать клиентом компании или посоветовать своему руководству компанию как надежного партнера. И это только в том случае, если впечатления о компании у него останутся самые приятные.
Любой соискатель и сотрудник (настоящий и бывший) может легко выйти в Интернет и оставить на специализированных сайтах отрицательный отклик о компании, что не пойдет на пользу HR-бренду организации.
Отказ соискателю образец письма
Мы искренне благодарим Вас за то время и усилия, которые Вы потратили на подачу резме, но, к сожалению, Ваша кандидатура на должность ххх не утверждена. В конечном итоге, нашлись соискатели чей опыт лучше подходит для этой должности.
Теперь давайте поговорим о будущем.
Компания ХХХ верит, что спорт делает завтрашний день лучше, сильнее и здоровее. И мы убеждены, что создать этот завтрашний день мы сможем усилиями коллектива, обладающего различным опытом и различными точками зрения.
Читать дальше: Квалификационные требования к сотрудникам полиции
Если Вы один из таких созидателей завтрашнего дня, преданных идее сделать этот мир лучше с помощью спорта, то мы надеемся, что Вы продолжите искать способы, которые, в итоге, позволят нам работать в этом направлении вместе. Вот несколько советов, которые помогут Вам продолжить свой поиск:
1Шансы на успех выше у тех соискателей, чей опыт идеально отвечает нашим рабочим требованиям. Кроме того, нам нравятся сопроводительные письма, которые помогают нам связать воедино понимание Вашего опыта с той работой, которую Вы хотите получить.
Какие причины указать в отказе
Главное правило, которым следует руководствоваться при отказе от вакансии, – говорить правдиво и честно.
Если несогласию вступать в отношения с работодателем послужили личные мотивы, то рекомендуется придерживаться «шаблонных» причин, например:
- Боюсь, что моего опыта будет недостаточно для разрешения текущей проблемы на производстве.
- Не готов(а) к озвученным на собеседовании условиям труда.
- За время принятия решения по кандидатам на должность мне поступило другое предложение, которое оказалось более подходящим.
- Уровень оплаты труда несоразмерен уровню ответственности.
- Возникли обстоятельства, побудившие к срочному переезду в другой город или уходу за больным родственником.
- Вакантная должность открыта в структурном подразделении, располагающемся слишком далеко от места проживания.
Не хочешь делать карьеру – уволим
Однако есть риск , от которого исходит инициатива провести кадровую рокировку.
«
Важную роль здесь играет культура организации и поведение руководителя. Если начальство проявляет гибкость, сотрудника можно вернуть на позицию, где он изначально был успешен. К сожалению, такое бывает не часто. В ряде компаний отказ от предложенной должности приводит к увольнению», – отмечает
Мария Ковалева, начальник управления развития Газпромбанка.
Что же так смущает руководителя, подчинённый которого отказывается от карьерного роста? По словам Максима Сундалова
, противник повышения наталкивает на следующие мысли:
- Такой сотрудник не настроен на долгосрочное сотрудничество.
- Не вызван ли отказ внутренним инфантилизмом специалиста?
Как правильно отказать кандидату
Если кандидат откликнулся на вакансию и формально соответствует требованиям, работодатель должен его нанять. Именно такова позиция законов о труде. Иными словами, кто первый признан подходящим, того и надо принять. Однако многие менеджеры по персоналу этому правилу не следуют: они уверены, что могут выбирать лучшего претендента сколь угодно долго.
И в этом проблема. Трудовой кодекс (ТК) запрещает необоснованно отказывать соискателю в заключении трудового договора. Также нельзя отказывать в приеме на работу женщинам из-за беременности или наличия у них детей. Об этом говорится в ст. 64 ТК. А в последние годы суды начали активно защищать отцов-одиночек или единственных кормильцев в семье.
Принимая решение о найме, работодатель должен оценивать деловые качества кандидата, сравнивать с требованиями к вакансии, сопоставлять с компетенциями других соискателей и т. д. Любые другие критерии отсева могут считаться дискримина 0цией и будут прямым нарушением закона. Например, категорически нельзя обосновывать отказ в приеме на работу полом, возрастом, национальностью, имущественным или социальным статусом, вероисповеданием и т. д. Участие в разных общественных и социальных группах также не может служить причиной отказа. Нельзя, например, не принять на работу члена клуба болельщиков футбольной команды лишь из-за того, что наниматель не любит футбол. Более того, запрещено отказывать и по географическому признаку, даже когда у кандидата нет регистрации по месту жительства.