Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штрафуют ли за неправильную нумерацию счетов-фактур?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Согласно пункту 1 раздела 2 Постановления № 1137 в строке 1 указывается порядковый номер и дата составления бумаги. Порядковые номера документов присваиваются в соответствии с их индивидуальной хронологией. В случае если организация продает товары через обособленные подразделения, порядковый номер через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике. В соответствии с подпунктом 1 пункта 5 статьи 169 НК в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата его выписки.
За нарушение нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать предприятие. Ошибки в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Инспекторы могут обвинить предприятие в нарушении правил учета доходов и расходов, согласно статье 120 НК, где говорится, что под этим понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур. В случае с нарушенной нумерацией счет-фактура есть, но ревизоры считают его недействительным. Так как, по их мнению, не может существовать несколько счетов-фактур с одинаковыми номерами в одном периоде. В результате фирму оштрафуют на 10 000 или 30 000 рублей, если это не первое подобное нарушение. Такие санкции грозят продавцу, а вот для покупателя последствия могут быть хуже. По тем же самым основаниям проверяющие обвинят организацию в необоснованном применении вычетов по недействительным счетам-фактурам.
В НК нет такого нарушения, как неправильный порядковый номер счета-фактуры, а все доводы ревизоров –это только следствие их предположений, оспорить которые нужно реальными фактами и документами. В частности предоставив контролерам переписку с контрагентом по поводу переоформления документов или объяснительную от работника, допустившего ошибку.
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020года, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Локальными нормативами в данном случае могут быть:
- учетная политика;
- должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.
Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.
Сроки ответственности за нарушения прослеживаемости товаров
Вступление в силу поправок в КоАП, которые установят штрафы за нарушения законодательства о НСПТ пока отложили до 01.01.2024.
В 2023 году несдача отчетности по НСПТ и оформление документов без реквизитов прослеживаемости не считаются налоговым правонарушением. Так как это не оказывает никакого влияния на уплату налогов и сборов, нормы НК РФ в этом случае не применяют.
Но это не значит, что до 2024 года можно не соблюдать требования НСПТ и не сдавать уведомления и отчёты.
Например, на сегодняшний день нет ответственности за выставление счетов-фактур в бумажном виде. Но если в документах вообще не указаны реквизиты прослеживаемости, их не будет и в декларации по НДС, и в отчёте об операциях. Это приведёт к необоснованным остаткам прослеживаемых товаров у поставщика и к расхождениям в системе.
К тому же из-за таких нарушений могут ухудшиться взаимоотношения с контрагентами – добросовестными участниками НСПТ.
Стало ясно, как нумеровать счета-фактуры
Иногда поставщики ошибаются при нумерации и могут присвоить один и тот же номер двум разным счетам-фактурам от разных дат.
В этом случае покупатель вправе заявить вычет, подтверждает Елена Вихляева. Ошибка в номере счета-фактуры не мешает идентифицировать участников сделки, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС. А значит, нет и оснований для отказа в вычете (п.
2 ст. 169 НК РФ). Комментарий «УНП» На практике инспекторы иногда отказывают в вычете НДС из-за одинаковых номеров в разных счетах-фактурах одного поставщика.
Но судьи на стороне компаний (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.05.13 № А40-38596/12-107-204). Защитить вычет удается, даже если поставщик вовсе забыл поставить порядковый номер в счет-фактуру (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 08.04.13 № А14-7612/2011).
Когда счёт-фактура не нужен
Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:
- сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
- обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
- юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Что изменится в счетах-фактурах
Бухгалтеры с 1 июля 2021 году должны составлять счета-фактуры на новых бланках. Изменения в постановление № 1137 закрепили в постановлении Правительства от 02.04.2021 № 534. Причина поправок – перехода на систему прослеживаемости, которая позволяет контролировать передвижение импортных товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В частности, от момента ввоза зарубежной продукции на территорию России и до ее реализации конечному потребителю.
Счет-фактура необходим для того, чтобы продавец правильно начислил в декларации НДС к уплате в бюджет, а покупатель принял сумму налога к вычету. Заполняйте декларацию по НДС в программе БухСофт. Она автоматически формирует декларацию на актуальном бланке с учетом всех изменений и требований к реквизитам. Готовую декларацию можно скачать и распечатать, а перед отправкой в инспекцию документ тестируется по проверочным алгоритмам ФНС.
Обновленная форма дополнилась новыми графами, строками и реквизитами. В них появилась строка 5а, в которую вносятся реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров, соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.
Кто и когда должен оформлять счёт-фактуру?
При реализации товаров, услуг, работ и т.д. необходимо оформление первичной документации.
Так, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются при определённых условиях:
| Условия выставления счёта-фактуры | Срок выставления счёта-фактуры |
|
Не позднее пяти календарных дней, считая со дня:
|
Ошибка:
Бухгалтер фирмы использовал разделительную черту «/», не имея на то оснований и не зная, как нумеровать счета-фактуры. Руководство компании применило в отношении бухгалтера дисциплинарное взыскание, полагая, что НДС не может быть принят к вычету по причине необоснованного использования разделительного знака при нумерации счета-фактуры.
Комментарий:
Согласно разъяснениям финансового ведомства, необоснованное использование разделительной черты «/» (когда речь не идет об обособленных подразделениях, участниках товарищества и доверительных управляющих) не является основанием для отказа в принятии НДС к вычету.
Ошибка:
На предприятии счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры нумеруются по-разному.
Комментарий:
Система нумерации обычных счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой – таково требование Правительства РФ.
Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году
Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.
Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.
Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2021 — 2021 годах».
Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.
Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.
Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?
Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.
Правила нумерации счетов-фактур
/ / 5 июля 2023 0 Поделиться Нумерация счетов-фактур — правила ее применения мы рассмотрим далее. Несмотря на отсутствие строгих регламентов по такой нумерации, хозяйствующему субъекту стоит проработать и закрепить в учетной политике порядок идентификации счетов-фактур.
Проанализируем, каким он может быть.
Нумерация счетов-фактур в 2023 году осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет .
ВНИМАНИЕ! С 01.01.2023 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. . Так, его составителями могут быть:
- Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).
Ответы на распространенные вопросы о том, как нумеровать счета-фактуры
Вопрос №1:
Предусматривает ли действующее законодательство какое-либо существенное наказание за ошибки в нумерации счетов-фактур?
Ответ:
Ошибочная нумерация не является грубым нарушением требований к ведению бухгалтерского учета. От выбранного на предприятии способа формирования номеров счетов-фактур не зависит возможность применения налогового вычета по НДС. Соответственно, никаких наказаний за ошибки в нумерации документов закон не предусматривает. Однако, ошибочная нумерация счетов-фактур может повлечь за собой более серьезные нарушения в будущем, поэтому лучше закрепить методику формирования номеров в учетной политике фирмы.
Вопрос №2:
Имеется ли какое-либо главное требование в отношении нумерации счетов-фактур, чтобы при формировании методики нумерации точно не нарушить закона?
Ответ:
Основным требованием к нумерации счетов-фактур является хронология нумерации на протяжении выбранного периода.
Нумерация счетов-фактур не по порядку
При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп “Без налога (НДС)”. При оформлении счёта-фактуры продавец осуществляет следующую бухгалтерскую проводку: Дебет Кредит Разъяснение 90.3 68/НДС Начисление НДС Покупатель, осуществляющий уплату НДС, на основании полученного счёта-фактуры оформляет следующие бухгалтерские проводки: Дебет Кредит Разъяснение 19 60.1 Входящий НДС 68/НДС 19 Заявление налога к вычету Читайте так же ⇒ Согласно счета-фактуры бывают следующих видов: Вид счета-фактуры Когда выдаётся Нормативный акт Счёт-фактура при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав Корректировочный счёт-фактура при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цены (тарифа) и (или) уменьшения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав,
Нумерация счетов-фактур не по порядку, что делать в 2021 году?
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Нумерация счетов фактур правила 2021
Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).
О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте .
Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов.
Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:
- Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
- Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.
Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.