Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый разрыв: что это такое и как предупредить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проблема «потерянных» денег — в учете. Чтобы точно отслеживать движение денежных средств в реальном времени, бухгалтерского учета недостаточно. Можно купить оборудование в мае, а заказ и документы получить в июне. В бухгалтерском учете это будет расход июня. А по факту деньги компания заплатила контрагенту в мае.
Причины кассового разрыва
Потому что бухгалтерский учет представляет предприятие как целое и отражает то, что уже произошло. Отчетность нужно сдавать раз в квартал, а понимать финансовое положение — каждый месяц. В этом помогает управленческий учет.
Управленческий учет дает четкий ответ на вопрос: «Где деньги?» в каждый момент времени и позволяет:
-
видеть историю расходов по статьям и понимать, сколько потратили на рекламу, топливо, аренду;
-
планировать доходы и траты, чтобы избежать кассового разрыва — ситуации, когда нужно платить поставщику, а денег нет;
-
понимать, какие направления бизнеса и товары приносят прибыль, а какие — убытки.
Что делать, если разрыв уже случился
Попробовать выбраться из финансовой ямы без займа. Договориться с поставщиками, сотрудниками, заплатить налоги частями. Сделать все, чтобы ликвидировать разрыв и не брать в долг у банка.
Если таким образом не получилось, можно воспользоваться овердрафтом, кредитом, инвестициями или выручить компанию личным капиталом.
Ну и самая ужасная идея, которая может прийти вам в голову, — задержать зарплату. Мы не рекомендуем так делать ни как бухгалтеры, ни как предприниматели. Ведь таким образом вы уроните боевой дух сотрудников и будет еще сложнее выбраться из разрыва.
Перестать копать финансовую яму и начать считать. Теперь к расходам, которые компания несет каждый месяц, добавились долговые обязательства.
Чтобы ситуация от ввода денег не усугубилась, нужно понимать, где находится отметка «ноль». Сколько товара нужно продать, чтобы выручка покрыла обязательства, а прибыль — расходы. Эта отметка «ноль» и будет точкой безубыточности (ТБУ).
Она может быть выражена сразу в нескольких показателях: в деньгах (выручке), количестве продуктов или услуг, которые нужно продать, или количестве клиентов, которых нужно обслужить.
Из-за чего возникают кассовые разрывы?
Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.
Но даже в устойчивом бизнесе с регулярным притоком денег и с прибыльной бизнес-моделью может произойти временная нехватка денег из-за ошибок в приоритетности платежей. Не дождались поступления от клиента и провели не обязательные траты, а на выплаты обязательств не хватает.
Другая причина – пост-оплата клиентами и отсутствие контроля дебиторской задолженности. Многие, стремясь привлечь и удержать покупателей, предлагают отсрочку оплаты, поставку по пост-оплате. Это иногда может выйти боком компании. Выручка будет приходить с задержкой, а по счетам контрагентов все равно придется платить точно в срок. В итоге на бумаге компания прибыльная, а по факту все время попадает в кассовый разрыв.
Денег на текущие траты может не хватать, если ошибиться с объемом закупок товара. Когда компания закупает партию товара, она «замораживает» деньги в товарной форме. Если партия большая, и много товара лежит на скалах и полках магазина, «живых денег» компании может не хватить. Таким образом при неграмотно организованных закупках кассовые разрывы будут появляться с завидной регулярностью. Особенно, если товары сезонные.
Как не надо реагировать
Экономисты выделяют ряд поведенческих схем — характеризующих реакцию менеджмента предприятия на кассовый разрыв, которые совершенно недопустимы в рассматриваемой ситуации. Речь идет:
- О пренебрежении интересами небольших контрагентов.
В определенный момент именно их будущие платежи могут оказаться ключевыми с точки зрения появления у предприятия ресурсов на погашение долгов. Кроме того, в потенциале каждый «небольшой» контрагент вполне может вырасти в «большого» — и маловероятно, что будет лояльным к предприятию, которое когда-то отнеслось к нему не лучшим образом — отдав малый приоритет при погашении кредиторских долгов. Или — слишком резко ужесточив условия действующих договоров поставки.
- О неразумном манипулировании ценами.
В большинстве случаев неэффективно резкое увеличение ценника на те или иные ходовые активы. Как правило, у каждого из таких активов есть альтернативный поставщик — и удивленные контрагенты, получив от фирмы уведомление о росте цен, вполне вероятно, уйдут к нему.
Поиск альтернативных вариантов
Альтернативными решениями для покрытия временных кассовых разрывов также могут быть:
- получение товарного кредита от поставщика;
- стимулирование покупателей к досрочной оплате счетов.
Для холдинговых компаний альтернативными вариантами уменьшения кассовых разрывов могут быть:
- 1. Создание централизованного казначейства (Расчетный центр), которое позволит достичь следующих показателей: оптимизировать использования оборотных средств по холдингу;
- сократить объем заемных средств;
- повысить операционную эффективность группы компании;
- мобилизовать внутренние ресурсы холдинга;
- сократить трудовые и финансовые издержки;
- консолидировать свободную ликвидность на счете головной организации и финансировать платежи компаний холдинга;
- минимизировать кассовые разрывы.
Причины кассового разрыва
Ошибки при планировании бюджета
Кассовый разрыв возникает, когда предприниматель не только неверно посчитал сумму расходов и доходов, но и не составил график платежей. По итогам периода компания может быть в плюсе, но фактические даты платежей и зачисления денег на счёт приведут к кассовому разрыву.
Ошибки в закупках
Из-за ошибок в закупках часть денег. Когда спрос изменится, может настигнуть кассовый разрыв.
Например, такое бывает, если заказать большую партию нового товара, не изучив на него спрос среди вашей аудитории. О том, как правильно пополнять запасы, читайте в нашей инструкции.
Что такое овердрафт и как его использовать для закрытия кассовых разрывов
Но договориться с контрагентами удается не всегда. Бывает, что кассовый разрыв возникает неожиданно, например, кто-то из покупателей без предупреждения не заплатил в срок.
Тогда остается только использовать заемные средства. Но «стандартный» кредит для закрытия кассовых разрывов подходит плохо. Банк обычно рассматривает заявку несколько дней, а деньги могут потребоваться уже завтра. Кроме того, кредит, как правило, выдают не меньше, чем на несколько месяцев, а при досрочном погашении возможны комиссии.
При кассовых разрывах бизнесмену нужна возможность воспользоваться деньгами банка в любой момент и без проблем вернуть их через короткое время. Для этого подходит специальный кредитный продукт – овердрафт. Он напоминает кредитную карту для физических лиц.
Банк устанавливает для своего клиента лимит по овердрафт, обычно – в процентах от месячного оборота по счету. Пока разрывов нет, и компания не пользуется кредитом – ничего платить не надо. Но если появляется необходимость, то можно в любой день по заявлению получить заемные деньги в пределах лимита.
Затем, когда придут средства от покупателей, бизнесмен погасит долг перед банком и в итоге заплатит проценты только за несколько дней разрыва.
Ниже приведен пример закрытия кассового разрыва в случае, когда компании не удалось договориться о переносе платежей.
Как платежный календарь помогает избавиться от кассовых разрывов
Для избавления от кассовых разрывов нужно добиться того, чтобы каждый день денег было достаточно для проведения всех платежей. Для этого удобно использовать специальную таблицу – платежный календарь.
В календаре нужно расписать поступления и расходы на каждый день. В заполнении этой формы должны участвовать все подразделения компании, которые связаны с расчетами.
Отдел продаж дает информацию о планируемых поступлениях от покупателей, отдел закупок – о выплатах поставщикам, финансовая служба – о зарплате, налогах и расчетах по кредитам.
Нужно обратить особое внимание на строку календаря «Остаток на конец дня». Сумма в ней каждый день должна быть положительной. Отрицательный остаток на конец дня – это и есть кассовый разрыв, он говорит о том, что в этот день компания не сможет провести все необходимые платежи.
Ниже приведен фрагмент платежного календаря. На 11 ноября у организации запланирована выдача зарплаты, но денег на все выплаты не хватает, поэтому образовался двухдневный кассовый разрыв.
Кассовые разрывы – это временный недостаток денежных средств из-за несогласованности дат поступлений и платежей.
Чтобы контролировать движение денег и своевременно устранять возможные кассовые разрывы, нужно использовать специальную форму – платежный календарь.
Если календарь показывает возможность кассового разрыва, то нужно сначала попробовать договориться с контрагентами о переносе платежей.
Если же перенести оплаты не удалось – тогда удобно использовать кредит в форме овердрафта. При этом компания заплатит проценты только за дни разрыва.
Если причина нехватки денег – в убытках, то полностью избавиться от кассовых разрывов с помощью перечисленных способов будет невозможно. В этом случае нужно сначала разработать план устранения убытков и только потом договариваться с контрагентами и, при необходимости, брать кредиты.
Порой предприниматели путают два слова — касса и кассовый аппарат. Определимся, что понимать под кассой.
Кассовый аппарат или ККМ (ККТ) — электронный прибор, который фиксирует оплату за товар или услугу и выдаёт кассовый чек.
Касса — все операции, проводимые с наличными средствами на предприятии. Это своего рода единый кошелёк организации, где происходит перемещение денег. В кассу средства могут поступать из разных источников. Например, руководитель снял деньги с расчётного счета и оприходовал в кассу. А в конце рабочего дня кассир снимает выручку с ККТ и сдаёт в кассу организации или ИП. Касса работает как на приход наличных средств, так и на расход. Так бухгалтер или кассир-операционист может выдать деньги под отчёт или выплатить зарплату сотрудникам.
Все организации независимо от форм собственности и режима налогообложения обязаны придерживаться правил:
- любые денежные операции оформлять приходными и расходными ордерами и вести кассовую книгу;
- следить за остатком денежных средств в кассе и сдавать свободную наличность в банк;
- соблюдать лимит расчётов между организациями, предпринимателями;
- тратить наличные деньги только на разрёшенные цели.
Как внести деньги на расчетный счет ИП?
Для начала стоит напомнить, что индивидуальные предприниматели не являются юридическими лицами, а значит имеют право использовать личные денежные средства, а также средства компании собственнолично на те нужды, которые посчитают необходимыми. Бизнесмен может как перевести деньги на расчетный счет, так и снять денежные средства или осуществить перевод. Однако стоит запомнить, что вносить наличные нужно с осторожностью.
При проверке налоговой службы, может выясниться тот факт, что денежных средств на счет поступало большее количество, чем бизнесмен указал в декларации. Работники налоговой могут решить, что предприниматель частично скрывает выручку, и примут решение доначислить налоги, а также обяжут оплатить штрафы и пени.
Какие расходы ИП считаются личными
Все расходы, которые не относятся к ведению бизнеса, считаются личными. Конечно, возникают и спорные моменты, особенно при УСН «Доходы – расходы», ОСНО и ЕСХН. Например, покупку канцелярии можно отнести к расходам на ведение бизнеса. Но если в канцелярском магазине за один раз были закуплены канцтовары для того, чтобы обеспечить на весь учебный год троих детей предпринимателя, у налоговой потраченная сумма может вызвать недоумение и вопросы.
На первый взгляд тут есть путаница: вроде бы все деньги ИП – собственность не бизнеса, а человека, так как юридического лица нет. Однако к ИП при выдаче на личные нужды крупных денежных сумм у ФНС могут возникать претензии. Это связано не с противоречиями в законодательной базе, а с борьбой с отмыванием денег и уклонением от уплаты налогов.
Любые движения средств и снятие на личные нужды ИП, которые кажутся подозрительными, банки должны отслеживать, сообщать о них в налоговую. Причем касается это не только банка, в котором у предпринимателя открыт счет, но и любого, через счета которого проходят денежные средства.
Индивидуальный предприниматель платит в фонды следующие взносы:
- За себя в ПФР и ФФОМС. Такие платежи называются фиксированными взносами, ведь их размер неизменен в течение календарного года, не зависит от прибыли и устанавливается на законодательном уровне. В 2022 году ИП должен заплатить в целом 43 211 руб. — эта сумма распределяется между двумя фондами. А в ФСС бизнесмен делает взносы по своему желанию, если хочет получать декретные и больничные, но это не обязательно.
- За сотрудников (если ИП — работодатель) в ПФР, ФФОМС, ФСС на все виды социального страхования. Размер таких взносов в твердом виде не установлен и исчисляется от зарплаты конкретного работника. Чаще всего это 30,2% от жалованья, однако для некоторых сфер, например, для IT, предусмотрены пониженные тарифы. Причем денежные средства на такие взносы ИП не берет из выплат работникам, как это происходит с НДФЛ.
Что учесть при снятии денег с расчётного счёта ИП
Если вам необходимо рассчитаться с партнёрами или работниками именно наличными деньгами, то надо учесть следующее:
- За снятие наличных денег с расчётного счёта банк взимает комиссию. Если деньги обналичиваются для выдачи зарплаты, то размер комиссии небольшой, обычно не превышает 1%. А вот если предприниматель снимает деньги для других целей, в том числе, на личные нужды, то комиссия может достигать 2% и более, в зависимости от суммы.
- Все операции с наличными деньгами должны выполняться в рамках соблюдения кассовой дисциплины. Хотя по действующим правилам, установленным Центробанком, в 2020 году индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовые документы, на практике такой упрощённый порядок может привести к спорам с налоговыми органами при определении налоговой базы. Подробнее о правилах наличных расчётах читайте в статье «Кассовые операции».
- Если вы часто снимаете наличные деньги с расчётного счёта ИП на крупные суммы (от 100 000 рублей), то будьте готовы к тому, что банк может затребовать у вас подтверждение дальнейших расходов этой наличности. Такой контроль банки осуществляют в рамках закона № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем».
Получить наличные деньги вы можете в кассе своего банка, заполнив чековую книжку или платёжное поручение. Далее полученная наличность должна быть оприходована в кассу ИП по приходному кассовому ордеру (ПКО), а затем выдана из кассы по расходному кассовому ордеру (РКО).
Чтобы подтвердить расходование наличных денег в предпринимательских целях, надо оформлять и сохранять договоры с партнёрами, кассовые и товарные чеки, счёта-фактуры, товарные накладные, другие платёжные документы. Выдача зарплаты наличными подтверждается платёжной ведомостью по форме Т-53. При снятии наличных с расчётного счёта предпринимателю не надо составлять проводки, т.к. это инструмент бухгалтерского учета, который ИП не ведут.
Учитывая сложность оформления кассовых операций и необходимость выплаты комиссии банку, мы рекомендуем проводить наличные расчёты с контрагентами и работниками в крайних случаях. Что касается снятия наличности для личных нужд ИП, то сделать это проще.
Комиссия за перевод денег на карту
К сожалению, некоторые банки, не желая терять деньги, вместо комиссии за снятие наличных взимают с клиента комиссию за перевод в адрес физического лица. При этом далеко не всегда из перечня этих физических лиц исключают ИП при переводе денег с р/с на свою карту, даже если карта оформлена в этом же банке.
С учетом этого советуем при выборе банка для ИП учитывать не только стоимость тарифного плана, но и размер этой комиссии. В таблице ниже мы приводим данные о комиссии за перевод на личную карту ИП по некоторым крупным банкам.
|
Банк |
Размер комиссии |
|---|---|
|
Сбербанк |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее от 1% |
|
Банк ВТБ |
1% от суммы до 600 тысяч руб. в месяц, далее от 3% |
|
Россельхозбанк |
1% от суммы, но не менее 100 руб. |
|
Альфа-банк |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее 1%, но не менее 100 руб. |
|
Тинькофф |
Бесплатно, ограничения по переводимым суммам зависят от тарифа |
|
Модуль-банк |
От 0,75%, минимум 90 р. |
|
Промсвязьбанк |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее от 1,5% |
|
Банк Открытие |
Бесплатно до 150 тысяч руб. в месяц, далее 1% |
Легальные способы снятия наличных денег для ИП
Денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, физлицо может тратить на свое усмотрение, но с некоторой оговоркой. Об этом свидетельствуют разъяснения Минфина РФ (письмо № 03-04-05/39905 от 11.08.2014).
Физлица, зарегистрированные в качестве ИП, с суммы полученного дохода должны заплатить НДФЛ (ст. 227 НК РФ). Деньги, оставшиеся на его счете после уплаты данного вида налога и иных общеобязательных платежей, ИП вправе использовать для личных целей.
Зам. директора Департамента Р. А. Саакян.
Следует заметить, что снять деньги со счета предпринимателю для собственных нужд гораздо проще, чем для иных целей. Для этого можно воспользоваться любым из следующих основных трех способов.
| Стандартные способы обналичивания денег для личных нужд ИП | ||
| через кассу банка | перевод денег на банковскую карточку ИП | перевод средств на вклад ИП |
| Производится стандартным общим порядком:
· оформляется платежное поручение либо квитанция; · наличные оприходуют по приходному кассовому ордеру; · деньги выдают из кассы по расходному кассовому ордеру |
Считается самым оптимальным вариантом.
Кассовая документация при этом не оформляется, а комиссия по большей части не взимается, что зависит преимущественно от банка. После перевода денег ИП может снять их со своей карточки в банкомате |
ИП может перевести деньги, на любой вклад, например, на депозит. Тогда получить наличные он сможет после его закрытия. |
К сведению, многие крупные банки при переводе средств со счета на карту ИП взимают комиссию. Условия перевода в том же Сбербанке могут отличаться от порядка перевода средств в банке ВТБ, Альфабанке, Россельсхоз либо Тинькофф банке. Уточнять необходимую информацию, актуальные условия переводов рекомендуется на месте.