Сколько хранить приказы на командировку?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить приказы на командировку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

Оформление командировки

При направлении в командировку нужно оформить:

  • служебное задание (форма № Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

  • информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
  • место командировки (государство, город и название компании);
  • срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
  • наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
  • основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.

Принципы и сроки хранения приказов в организации

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения.

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Читайте также:  Повышение пенсии инвалидам 1, 2 и 3 группы и индексация ЕДВ в 2023 году

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Образец журнала регистрации командировок

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

  1. Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
  2. Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
  3. Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
  3. Занимаемую должность.
  4. Место, куда направляется сотрудник.
  5. Реквизиты командировочного удостоверения.
  6. Данные лица, оформляющего поездку.
  7. Даты отъезда и приезда работника.
  8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
  9. Иные сведения.

Журнал «Секретарское дело»

От редакции. В журнале «Секретарское дело» № 1 за 2009 год был опубликован материал, посвященный оформлению отпуска руководителя.

Публикация вызвала множество звонков в редакцию с вопросом: а как все же правильно, чем руководствоваться — буквой документа, логикой, стилистикой или чем-то еще? К сожалению, однозначного ответа нет.

Есть только мнения, каждое из которых имеет право на существование. Сегодня мы предлагаем вам взгляд наших авторов на проблему.

Андрей СУКАЧ, заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией¹.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция) текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (п. 99 Инструкции).

В распорядительной части приказа отражаются принимаемые руководством решения. По общему правилу распорядительная часть приказа согласно Инструкции начинается распорядительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Однако в приказах по личному составу распорядительная часть, как правило, начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д.).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки Литература

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2008. — N 42. — Ст. 4821.
  3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.
  4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».
  6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  7. Федеральный закон от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2007. — N 49. — Ст. 6073.

Особенности оформления Приказа на командировку

Любое письменное распоряжение начальника является основополагающим документом, который регулирует работу остальных структурных подразделений, участвующих в реализации конкретной процедуры. Приказ на командировку имеет унифицированный бланк по форме Т-9, который используется при направлении в служебную поездку одного сотрудника, а также по форме Т-9а, применяющийся в случае командирования нескольких работников одновременно. При оформлении документа ответственное лицо должно руководствоваться определенным основанием, согласно которому требуется разработка Приказа. Им, как правило, может стать одна из следующих официальных бумаг:

  • Служебное задание;
  • Служебная записка на имя начальника организации от непосредственного руководителя командируемого лица. Как правило, им является вышестоящий представитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник;
  • Ранее изданное распоряжение начальника компании или же Индивидуального предпринимателя;
  • Приказ о командировании сотрудника, изданный в вышестоящей инстанции.

Основными реквизитами, которые требуется указать в Приказе на командировку, являются:

  1. Дата составления распоряжения, а также индивидуальный номер, присвоенный ему согласно внутреннему документообороту;
  2. Код формы по ОКУД;
  3. Полное название компании-работодателя, ее код, наименование структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник;
  4. Личные данные сотрудника: ФИО, занимаемая должность, а также присвоенный ему табельный номер;
  5. Конкретное место командирования работника. В данном пункте обязательно указываются: страна, город направления, а также организация, в которой лицо должно будет выполнять возложенную задачу;
  6. Длительность командировки, а также конкретные даты отбытия и возвращения обратно;
  7. Цель поездки;
  8. Сумма средств, предоставляемая для покрытия нужд;
  9. Далее указывается источник финансирования служебного выезда;
  10. В конце документ заверяется личными подписями работодателя и командируемого сотрудника.

В Приказе по форме Т-9а фиксируются аналогичные сведения, однако, каждый из вышеуказанных пунктов заполняется в отношении каждого командируемого сотрудника. Данная форма распорядительного документа очень удобна в использовании, так как позволяет вносить данные о неограниченном количестве командируемых лиц.

Правила оформления командировочных выездов

В положениях трудового законодательства закреплена строгая процедура, которой должны следовать все работодатели при направлении сотрудников в служебные поездки. Пошаговый алгоритм действий выглядит следующим образом:

  1. Прежде всего, следует определиться с личностью подчиненного, которого наниматель желает командировать. Здесь необходимо учесть его квалификацию и специфику поездки, так как справиться со служебной задачей в иных трудовых условиях способен не каждый;
  2. Если выбранный кандидат устраивает руководителя и не относится к категориям трудящихся, которых нельзя направлять в деловые выезды, то в организации издается распорядительный документ о командировании сотрудника;
  3. На основании Приказа, который после подписания должен быть направлен в финансовый отдел, устанавливается размер материальной выплаты, необходимой к перечислению сотруднику для оплаты в поездке соответствующих нужд;
  4. В том случае, если в локальных актах организации прописана необходимость оформления какой-либо дополнительной документации, то сотрудники кадрового отдела приступают к ее формированию;
  5. Ведение табеля учета времени, отработанного работником в период нахождения в деловой поездке. Отбытие в командировку в документе принято обозначать буквой «К»;
  6. Обязанностью каждого сотрудника, вернувшегося из служебной командировки, является оформление и предоставление начальнику в течение 3-х рабочих дней после возвращения авансового отчета. В документе фиксируются все расходы, совершенные лицом в поездке. Кроме того, каждая израсходованная сумма должна быть документально подтверждена чеком, квитанцией или иной оправдательной бумагой.
Читайте также:  Губернаторские выплаты на детей в 2023 году: что нового в Уфе и Башкирии

Ответственность работодателя при нарушении сроков хранения Приказа на командировку

Систематически в организациях проводятся соответствующие проверки контролирующими органами. Так, при отсутствии распорядительной документации о командировании сотрудников, или же при нарушении сроков хранения Приказов, работодатель или иной ответственный специалист будет привлечен к административному виду ответственности. Наказание в таких случаях может быть выражено в следующих формах:

  • Вынесение выговора или же предупреждения в отношении специалиста, ответственного за сохранность командировочной документации;
  • Штраф в размере 1-5 тыс. рублей в отношении работника кадрового отдела, на которого возлагаются обязательства по правильному оформлению документации о служебных выездах;
  • Штраф в размере 30-50 тыс. рублей в отношении работодателя, нарушившего положения законодательства, которое регулирует оформление и хранение документов о командировках сотрудников;
  • Штраф в размере 1-5 тысяч рублей за аналогичные нарушения, совершенные Индивидуальным предпринимателем.

Особенности ведения Журнала регистрации командировок и срок его хранения

Из положений настоящего законодательства были исключены нормы, согласно которым каждый работодатель обязан вести в своей организации Журнал учета Приказов о командировании сотрудников. Соответственно, если наниматель настроен на дальнейшее ведение этого документа, то все правила и требования к его оформлению и хранению прописывает самостоятельно в локальной документации собственного предприятия. Наличие данного Журнала имеет ряд существенных преимуществ, к которым относятся:

  • Фиксация всех основных затрат, которые были совершены работником в командировке на деловые нужды. Систематизация данных сведений в одном месте позволит в дальнейшем избежать ошибок при удержании налоговых сборов;
  • Как правило, ведение Журнала облегчает работодателям процесс расчета с командируемыми сотрудниками, предоставление им материального возмещения в случае нехватки выданных средств из бюджета;
  • Каждый работодатель автоматически приобретает письменное подтверждение отсутствия своего подчиненного на месте выполнения трудовых обязательств.

Ведение Журнала позволяет работодателям собрать и систематизировать информацию о командировочных выездах сотрудников в одном месте, что весьма положительно сказывается на работе специалистов кадрового и финансового отделов, ответственных за документальное оформление деловых поездок.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

  • используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
  • документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

  • сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
  • если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
  • появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *