Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: готовим выписку из трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:
- О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
- О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.
Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Какая форма документа
Выписка оформляется на специальном бланке организации, где числится работник. Она должна быть заверенная сотрудником кадрового отдела. В случае большого количества листов они прошиваются. На последней странице делается отметка о количестве листов, ставится подпись заверителя и печать компании.
В верхнем углу справа размещается штамп организации или пишутся контактные данные. Внизу указывается серия и номер, а также личная информация работника, претендующего на документ. Затем составляется таблица, в которую вносятся необходимые данные. При заполнении выписки потребуется указать информацию о сотруднике:
- ФИО;
- Число, месяц и год рождения;
- Информацию об образовании;
- Профессию.
При оформлении разнообразных бумаг и справок работающие граждане сталкиваются с необходимостью предоставить подтвержденные сведения о месте работы и стаже. Для этого используется выписка из трудовой книжки, поскольку оригинал основного документа о работе выдается на руки сотрудникам в исключительно редких случаях.
Чтобы выписка из трудовой книжки 2021 г. была выдана, необходимо написать заявление:
| Генеральному директору ООО «Партнеры»
Васильевой О. Л. от менеджера отдела реконструкции Ивановой А. А. |
| Заявление
Прошу в течение трех рабочих дней предоставить мне выписку из трудовой книжки, для предоставления в органы социальной защиты населения. Иванова А. А. 18 февраля 2021 г. |
В ответ на заявление работающего сотрудника работодатель выдает заверенную должным образом выписку из трудовой книжки или ее копию. Выдача должна произойти не позднее трех рабочих дней со времени подачи заявления. Вести отдельный журнал выдачи этих справок не требуется.
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ВЫПИСКИ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Право работника на получение выписки закреплено в ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь, согласно которой наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством. Выдача выписки из трудовой книжки по месту работы, службы является административной процедурой, осуществляемой бесплатно в течение 5 дней со дня обращения работника.
Срок действия выписки не ограничен (п. 2.1 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан2). Следует отметить, что работник не обязан, а наниматель не вправе требовать подачи письменного заявления, а также сообщения о целях получения выписки.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ВЫПИСКИ
За нарушение порядка предоставления выписки законодатель предусмотрел административную ответственность — штраф в размере от 4 до 10 базовых величин:
- за требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами, индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами для осуществления административной процедуры документов или сведений, не предусмотренных законодательством, либо требование документов или сведений, которые должны запрашиваться;
- несоблюдение установленных законодательством сроков представления документов или сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, сроков осуществления административной процедуры;
- неправомерный отказ в осуществлении административной процедуры;
- неправомерное взимание платы за осуществление административной процедуры3.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Общие правила оформления выписки
Выписка составляется в соответствии с определенными правилами.
- Документ составляется на фирменном листе компании, на нем указывается следующая обязательная информация:
- сведения о нанимателе, а именно название компании, его адрес и контакты для связи;
- информация о рабочей деятельности сотрудника за требуемый период времени (места работы, стаж и должности);
- если есть, указываются награды и поощрения.
- В выписке обязательно должны быть прописаны сведения из титульного листа трудовой книжки:
- фамилия и инициалы сотрудника, а также год его рождения;
- образование;
- специализация.
- Затем:
- в конце прописывается, что работник работает в компании по настоящее время;
- вся информация, указанная в выписке должна быть заверена подписью кадровика, а также печатью компании. В конце проставляется дата составления.
Если выписка включает в себя несколько страниц, их необходимо пронумеровать и сшить. Каждая страница должна быть заверена.
Ответственность работодателя за невыдачу
В случаях, когда работодатели необоснованно отказываются осуществлять выдачу выписки трудовой или просто тормозят саму процедуру в оформлении, работники имеют полное право обратиться с жалобами.
Решением этих вопросов занимается трудовая инспекция, помогающая оперативно справиться с заминками. При несоблюдении законодательства РФ, систематических и злостных нарушениях действующих правил и норм ТК предусмотрено наложение штрафов.
Для деятельности компаний важно более внимательно относиться к требованиям официально устроенных работников, помогая им в осуществлении задуманных планов по социальной защите населения. В 2020 году денежные взыскания могут составить до 50 тыс. руб. на отдельную действующую организацию или до 5 тыс. руб. на руководство.
Повторное нарушение в выдаче запрашиваемых справок или необходимых сведений увеличит сумму штрафа соответственно до 70 тыс. и 20 тыс. руб.
Выписку выдают на руки под расписку, указывая основные сведения об оформленном документе. Процедура фиксируется в специальном журнале, где системно ведется учет трудовых книжек.
Такой подход в делопроизводстве значительно обезопасит от всевозможных накладок по выдаче выписок, позволит систематизировать отдельные запросы по копиям трудовой.
Что такое выписка и когда ее просят
Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.
Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:
- трудовой инспекции;
- прокуратуре;
- Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
- Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
- Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
- в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
- в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.
Для нетрудоустроенных граждан получить документ не составит труда, поскольку книжка хранится у них на руках (ст. 84.1 ТК РФ). В основном справка в этом случае не нужна. Но необходимость в ней появится при поступлении учиться или работе за границей. Тогда человеку потребуется копия ТК или выдержка из нее. Обычно вопрос, где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим, не возникает, но если понадобится, то есть возможность взять ее в одном из следующих учреждений:
- оформить у нотариуса;
- заверить на предыдущей работе;
- взять справку из Пенсионного фонда РФ из индивидуального персонифицированного учета с указанием взносов социального страхования, который перечислял бывший работодатель.
С 14.12.2020 вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда СТД-ПФР, которая утверждена приказом Минтруда России № 23н от 20.01.2020. Она содержит данные обо всех рабочих местах человека. Если он отказался от бумажной трудовой, то эта справка станет единственным вариантом подтвердить стаж при приеме на работу, оформлении ипотеки, кредитов, социальных пособий и др.
Некоторые факты Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.Оно должно включать следующую информацию: 1) обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО); 2) просьбу выдать выписку согласно ст.62 ТК РФ; 3) подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить. Сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.
Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя. Строгой формы документа нет. Как правило, в нем указывается период, за который необходима выписка (может быть как несколько месяцев, так и несколько лет), и прописывается ссылка на ст. 62 Трудового кодекса РФ. Согласно этой ссылки работодатель обязан предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности, в течение трех дней после получения запроса.
Бывают случаи, когда работодатель требует указать в заявлении причину, по которой понадобилась выписка. Это неправомерно, поэтому причину сотрудник не обязан указывать.
Что такое выписка и когда ее просят
Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.
Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:
- трудовой инспекции;
- прокуратуре;
- Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
- Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
- Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
- в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
- в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.
Есть два варианта получения необходимых сведений: в виде копии ТК или справки. В первом случае все страницы просто копируют, ставят подпись и печать на каждой странице. Но больше всего просят выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, информацию указывают выборочно, исходя из целей подачи документа.
Ориентируйтесь на бланк и пример заполненного образца, как сделать выписку из трудовой книжки с текущего рабочего места.
| ОГРН
ИНН КПП Адрес: |
|
| ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ | |
| № ТК | |
| Ф.И.О. | |
| Число, месяц, год рождения | |
| Образование | |
| Специальность | |
| Дата заполнения ТК |
| СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ | |||
| № | Дата | Информация о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причины и статьи закона) | Приказ, на основании которого сделана запись (его дата и номер) |
| 1 | Организация | ||
| 2 | о приеме | № приказа
дата |
|
| 3 | о переводах | № приказа
дата |
|
| 4 | об увольнении | № приказа
дата |
|
| 5 | Следующая организация (если есть) | ||
| 6 | о приеме | № приказа
дата |
|
| 7 | о переводах | № приказа
дата |
|
| 8 | об увольнении | № приказа
дата |
|
| Работает по настоящее время | |||
| ВЫПИСКА ВЕРНА | |||
| Руководитель | М.П. Дата |
Какая форма документа
Выписка оформляется на специальном бланке организации, где числится работник. Она должна быть заверенная сотрудником кадрового отдела. В случае большого количества листов они прошиваются. На последней странице делается отметка о количестве листов, ставится подпись заверителя и печать компании.
В верхнем углу справа размещается штамп организации или пишутся контактные данные. Внизу указывается серия и номер, а также личная информация работника, претендующего на документ. Затем составляется таблица, в которую вносятся необходимые данные. При заполнении выписки потребуется указать информацию о сотруднике:
- ФИО;
- Число, месяц и год рождения;
- Информацию об образовании;
- Профессию.