Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить документ на 1 дырку в углу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Если документы сшиты неправильно
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях
За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту)
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Как сшивать документы на уголок
- После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
- Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
- В крайний прокол с тыльной стороны
- С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
- И соединяем концы нитки
- При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
- Остается завязать нитку узлом
- Обрезать лишнюю длину концов нитки
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Особенности прошивки документации в 3 дырки
- при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
- очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
- документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.
- Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
- Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
- Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
- После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
- При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.
Как прошить документ на 1 дырку в углу
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.
Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.
Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.
После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.
Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.
Какими нитками сшивать документы?
- Если к подшивке не отнеслись серьезно, бумагу могут просто вернуть готовой к подшивке с требованием полностью перешить. Поэтому рекомендуется ознакомиться с правилами сшивания и основными требованиями, прежде чем допускать серьезные ошибки при сшивании документов.
- Другой вариант решения проблемы – обратиться к профессионалам. Если у вас нет времени на изучение вопроса о сшивании документов, вы можете доверить это профессионалам полиграфии. Сборка документов с пластиковой или металлической пружиной с крышкой занимает от 10 до 30 минут.
- Но передача документов сторонней организации сопряжена с определенным риском: документы могут содержать коммерческую тайну.
- Поэтому полезно время от времени внимательно читать инструкции о том, как сшивать документы разных размеров обычной ниткой или степлером.
Как технически изготовить сшив
Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото
Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже). В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.
Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.
Как правильно сшить документы
Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.
Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже). В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.
Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как заверить прошитый документ После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить.