Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.

В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:

  • 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
  • 1а — наименование товаров, работ или услуг;
  • 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
  • 11 — номер партии прослеживаемого товара;
  • 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
  • 12а — условное обозначение количественной единицы;
  • 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.

Особые затруднения вызывает глава 5а.

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вместо первичного учетного документа (ТОРГ-12, акта выполненных работ) и счета-фактуры можно оформить один универсальный передаточный документ – УПД.

Форму Универсального Передаточного Документа(УПД) – могут использовать любые организации и предприниматели. Включая тех, которые не платят НДС. Например – организации, перешедшие на спецрежимы или используют освобождение по статье 145 НК.

Так же могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом им не нужно заполнять:

1) графу 7 «Налоговая ставка»;

2) графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Форма представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

1) товарной накладной;

2) товарного раздела товарно-транспортной накладной;

3) накладной на отпуск материалов на сторону;

4) акта о приеме-передаче объекта основных средств;

5) акты выполненных работ по работам и услугам с НДС.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг. Могут объединить в этом документе сведения, формах (№ ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т). И одновременно предъявить покупателю сумму НДС.

Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД. Есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень – не закрытый.

Может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Исключением выступают – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная — аналог бумажной версии документа. Она выполняет те же функции — подтверждает расходы на доставку груза.

Форма утверждена в приложении № 4 постановления правительства № 2200 от 21 декабря 2020.

В электронный формат также переводят заказ наряд и сопроводительную ведомость. В планах — ввести электронные путевые листы.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Их также называют титулами или разделами:

  • Погрузка. Часть с данными о сторонах перевозки, условиями договора, сведениями о водителе, грузе и сопроводительных документах подписывает грузоотправитель. А часть о состоянии груза на его приеме к перевозке — перевозчик.
  • Выгрузка. Файл с данными о приеме товара от перевозчика и состоянии груза подписывает грузополучатель, а данные о сдаче — перевозчик.

Новый бланк транспортной накладной

Изменения в составе транспортной накладной:

  1. Количество разделов ТН сокращено с 17 до 12. Исключённые разделы: «Прочие условия», «Оговорки и замечания перевозчика», «Информация о принятии заказа к исполнению».
  2. Добавлен раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) ‎в руб. (при необходимости)». Он заполняется, если ТН используется как первичный документ для учёта.

В разделе 12 нужно указать:

  • стоимость услуг перевозки без налога
  • ставку и сумму налога, выставленного покупателю
  • стоимость услуг перевозки с учётом налога
  • сведения об ответственных лицах за оформление фактов хоздеятельности со стороны перевозчика и грузоотправителя.

Важно: все строки ТН обязательны для заполнения. Исключение составляют случаи, когда в бланке есть соответствующая отметка «(при необходимости)».

Какие бывают товарно-транспортные накладные?

Разработано и внедрено в постоянную работу сразу несколько основных наименований и категорий товарно-транспортных накладных. Бумаги отличаются представленной формой. Главная юридически закрепленная стандартами форма имеет индивидуальный классификационный номер 1‑Т . Документ разработан в рамках реализации государственного проекта по регулированию и официально утверждена профильным комитетом по статистике еще в 1997 году. Номер принятого постановления — 78. Документ применяется для обращения с большинством товаров. Дополнительно предусмотрены актуальные наименования и профильные формы ТТН, основной задачей которых выступает проведение полноценного оформления необходимых в транспортной сфере операций в рамках осуществления приемки, а также складской отправки разных типов продуктов питания со строгим указанием основных наименований с учетом происхождения и особенностей перевозки в зависимости от регламентированного расстояния. Традиционные формы ранее уже были официально утверждены специальным постановлением пограничных органов.

Читайте также:  Что в 2023 году лучше — дарение или завещание на квартиру? / Плюсы и Минусы

В 2011 году государственными органами было установлено официальное решение о применении в работе нового обновления ТТН. Введение в деятельность профильных компаний и перевозчиков регламентировано ключевыми Правилами по реализации перевозок грузов с применением автомобильной техники. Соответствующее постановление было узаконено и полностью утверждено Правительством. В тексте профильного документа отмечается строгое согласование факта комплексного заключения двустороннего договора в случаях проведения доставки грузов разных типов. Особенностью документа стало удаление специальных полей с отметками списания или проведения оприходования профильной продукции. ТТН регламентированного стандарта 1997 и 2011 годов сегодня применяются компаниями в равной степени.

Как работать с маркировкой через ЭДО

Когда к вам на склад или в магазин привезут партию маркированного товара, вы получите универсальный передаточный документ — УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура.

Приёмка и отклонение УПД происходит:

  • в личном кабинете на сайте «Честного знака» → если работаете через оператора «ЭДО лайт», это оператор «Честного знака»;
  • в личном кабинете оператора ЭДО → если работаете через любого коммерческого оператора ЭДО;
  • в личном кабинете Эвотора прямо на кассе или за компьютером → если работаете через Эвотор.
  • в товароучётной системе → если подключили оператора ЭДО к 1С или МойСклад.

В УПД указаны коды маркированной продукции, можно сверить их с реальной поставкой, подписать документ электронной подписью и отправить поставщику.

Правила заполнения транспортной накладной

Форма транспортной накладной разделена на смысловые части, поэтому заполнение документа будем рассматривать в соответствии с этими частями:

Раздел Заполнение
Транспортная накладная Содержит информацию о самой накладной:
— дату составления;
— номер;
— номер экземпляра.
Накладная составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть свой номер.
Заказ (заявка) Вводятся дата и номер заявки на перевозку груза.
1. Грузоотправитель Заполняется информация об организации или физическом лице, которое отправляет груз. В данном разделе нужно ввести наименование организации или ФИО физического лица, номер ИНН, адрес и номер телефона.
1а. Заказчик услуг по организации перевозки груза Заполняется в случае необходимости.
2. Грузополучатель Заполняется информация об организации или физическом лице, которому будет доставлен груз.
3. Груз В этом разделе вводится подробная информация о грузе (название, количество мест, маркировка, масса, объем и т.п.)
4. Сопроводительные документы на груз Заполняется в случае необходимости.
5. Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки В данном разделе вводятся требования, которые должны быть соблюдены при перевозке груза.
Например, в данном разделе могут быть указаны условия, необходимые для выполнения требований законодательства..
6. Перевозчик Заполняется информация об организации или физическом лице, которое будет перевозить груз (перевозчик, транспортная компания).
7. Транспортное средство Информация об автомобиле, который будет перевозить груз.
8. Прием груза Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место погрузки и планируемое время погрузки).
Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при погрузке (дата и время прибытия и убытия, масса груза).
То есть при остановке грузовика полицейскими раздел 8 уже должен быть заполнен полностью.
9. Переадресовка Заполняется в случае необходимости.
10. Выдача груза Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место выгрузки и планируемое время выгрузки).
Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при выгрузке.
То есть при остановке сотрудниками ГИБДД данный раздел должен быть заполнен частично.
11. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков Таблица заполняется в случае необходимости.
12. Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях Заполняется в случае необходимости.

Транспортная накладная: когда применяется?

Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.

Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).

Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.

Общие условия к заполнению ТН

  1. Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку “(при необходимости)” или “(при наличии)”. Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
  2. Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
  3. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
  4. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
  5. Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
  6. В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете” составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
  7. К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 “Грузоотправитель”, 1а “Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)”, 2 “Грузополучатель”, 4 “Сопроводительные документы на груз” (при наличии), 6 “Перевозчик”, 7 “Транспортное средство”, 8 “Прием груза”, 9 “Переадресовка” (при наличии), 12 “Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)” относятся:
    – для юридического лица – полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
    – для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
    При этом если в разделе 8 “Прием груза” лицо, осуществившее погрузку груза (лицо – владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 “Грузоотправитель”, на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование.
  8. К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
  9. В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 “Перевозчик” и (или) 7 “Транспортное средство”
  10. В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
    1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
    2) вносят корректную запись;
    3) делают оговорку “исправлено” и указывают дату исправления;
    4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
  11. Масса груза определяется следующими методами:
    а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
    б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом “Об обеспечении единства измерений”.
Читайте также:  Временная прописка в квартиру собственника — необходимые документы

Подписание электронной транспортной накладной

Транспортную накладную подписывают три субъекта (пп. 4 п. 3 Постановления Правительства от 30.11.2021 г. № 2116):

  1. грузоотправитель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения);
  2. перевозчик (водитель);
  3. грузополучатель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения).

Если имеется договор транспортной экспедиции, то от лица грузополучателя электронную транспортную накладную подписывают:

  • экспедитор, принявший груз во владение. Одновременно нужно поставить отметку — «Является экспедитором»;
  • заказчик услуг по транспортировке (грузовладелец), когда экспедитор не принял груз во владение, в т.ч. когда заказчик транспортировки самостоятельно погрузил товар.

Как маркировать товары в 2023 году

Процесс обязательной маркировки работает следующим образом:

  • Производитель или импортер заказывает коды у системы маркировки Честный ЗНАК и применяет их к каждому экземпляру продукта.
  • Они уведомляют Честный ЗНАК о выпуске товара на рынок.
  • Производитель или импортер создает УПД (универсальный передаточный документ) с кодами маркировки для оптового покупателя.
  • Оптовый покупатель принимает партию, и вносит эту информацию в Честный ЗНАК через электронную документацию (ЭДО).
  • Оптовый поставщик доставляет товар в розничный магазин и также формирует УПД.
  • Розничный магазин получает УПД от поставщика и подтверждает приемку.
  • При продаже, кассир сканирует код маркировки, и д

Заполнение бумажной накладной ТОРГ-12

Если поставщик использует унифицированный бланк ТОРГ-12 из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, необходимо соблюдать правила оформления регистра. Накладную ТОРГ-12 можно формировать и в бумажном, и в электронном виде, но для электронного бланка понадобится электронная цифровая подпись. Унифицированный документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Его необходимо формировать непосредственно в период поставки груза — либо в момент поставки, либо сразу после ее завершения.

Шаг 1. Заполняется вводная часть.

Вносятся данные о наименовании, адресах и банковских реквизитах следующих организаций:

  • организация-отправитель и ее структурное подразделение (при необходимости);
  • грузополучатель;
  • поставщик;
  • плательщик.

Шаг 2. В обязательном порядке указывается основание, по которому и осуществляется поставка — договор или государственный контракт. Основанием может выступать счет.

Шаг 3. Необходимо отразить коды в специально отведенной таблице справа.

Прописывают и кодировку по формы по ОКУД (0310001), и индексы предприятий по ОКПО и ОКДП, указывают номер товарно-транспортной накладной при ее наличии.

Шаг 4. Проставить актуальные номер и дату документа.

Шаг 5. Заполнить табличную часть ТОРГ-12.

Номер строки Название графы Описание
1 Номер по порядку Отгружаемые позиции перечисляются по порядку
2

Наименование, характеристика, сорт, артикул

товара

Название поставляемых товаров с их учетными характеристиками
3 Код товара Кодировка продукции (при наличии данных)
4 Наименование единицы измерения Указывается единица измерения
5 Код единицы измерения Здесь отмечается кодировка единицы измерения по ОКЕИ
6 Вид упаковки Отмечается форма упаковки товара
7 Количество в одном месте Количественные параметры отгружаемых товаров или партий
8 Количество мест, штук
9 Масса брутто
10 Количество (масса нетто)
11 Цена Стоимость одной единицы, указывается в рублях
12 Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма считается как произведение количества продуктов и цены
13 Ставка НДС Действующая ставка налога для организаций — плательщиков НДС. Если предприятие не платит налог, то указывается «без НДС»
14 Сумма НДС Величина налога по каждой позиции
15 Сумма с учетом НДС Здесь отмечается суммарное значение — стоимость продукции + расчетный показатель НДС
Читайте также:  Как получить гражданство РФ в упрощенном порядке в 2022 году

Что такое накладная торг 12

Как заполняется форма ТОРГ-12

1. На бумажном носителе

2. На электронном носителе.

В электронном виде товарная накладная ТОРГ-12 выглядит практически также, как и ее бумажный вариант. Для ее заполнения очередность действий нужна та же. Естественно, что в электронном виде накладная заполняется один раз, но состоит она из двух файлов. Первый файл формируется на предприятии-поставщике, а второй заполняется покупателем. В электронном документообороте применяется электронная подпись обеих сторон (и покупателя и продавца). Обязательному заполнении подлежат поля, в которых отображается информация:
— о разрешении на отпуск продукции;
— о выполнении этой процедуры
— о получении товара;
— сведения о главном бухгалтере и лице, которое ответственно за получение товара (здесь необходимо указать их фамилию, имя и отчество, а также должность).

Поле «По доверенности №» предназначено для заполнения данных о доверенности. Заверение документов электронной подписью регулируется Федеральным Законом «Об Электронной подписи» №63-ФЗ. Согласно этого закона, наличие электронной подписи является достаточным и необходимым условием для правомочности данного документа.

В случаях когда применение формы ТОРГ-12 необязательно:

1. На бумажном носителе.

Надлежащим образом оформленная товарная накладная вручается водителю вместе с пакетом документов, которые он обязан передать получателю груза. Существует целый ряд нормативных документов, которые описывают ситуации, когда водитель не обязан брать для перевозки товарную накладную формы ТОРГ-12. Это:

а) Правила автоперевозок от 30.07.1971 года, от Министерства автотранспорта;
б) «Устав автотранспорта и городского транспорта наземного электрического типа», постановление № 259-ФЗ от 08.11.2007 года;
в) Постановление правительства РФ №272 от 15.04.2011 года о правилах грузоперевозок автотранспортом;
г) Правила дорожного движения от 01.07.1994 года.

2. На электронном носителе.

Электронная форма отправляется от поставщика к получателю с помощью интернет. Водитель, который обеспечивает доставку груза получает товарно-транспортную накладную. Она содержит информацию о грузе, который подлежит доставке. Есть нюансы при доставке груза третьим лицом. Согласно действующему законодательству, поле «Продукцию принял» и поле «По доверенности №» должны содержать информацию о реквизитах доверенности, полученной для выполнения доставки груза, а также фамилию, имя и отчество водителя и его должность. В таком случае можно поступить таким образом:
а) указать в бланке ТОРГ-12 номер и дату товарно-транспортной накладной. А в ТТН имеются все необходимые сведения о доверенности и данные о водителе-экспедиторе;
б) При получении электронного варианта ТОРГ-12 компания-покупатель самостоятельно вносит сведения о доверенности и о принятом товаре, заверяя эту информацию своей электронной подписью.

Внесение исправлений в товарную накладную ТОРГ-12 если товар вернули

1. На бумажном носителе.

Методы внесения исправлений в этот документ зафиксирован в действующем законодательстве. В случае обнаружения недочета товаров, в каждом экземпляре накладной проставляются прочерки, которые подлежат заверению подписью ответственных лиц. Кроме того, указывается дата, когда был выявлен недочет, об этом гласит ст. 10 Федерального Закона «О бухучете». Иногда, прибегают к заполнению другой товарной накладной задним числом, но это не является необходимостью, поскольку по закону можно вносить изменения в уже существующий документ так, как указано выше.

Печати на накладных отменили… Как быть, если все равно решили ставить?

Но если все-таки на накладных появится печать или штамп (ваши или контрагента) — все в порядке. В ТН или ТТН можно вносить дополнительную информацию, которая, по мнению организации, там необходима.

Именно к ней сейчас и относится печать или штамп.

При этом сейчас можно изменить место их проставления. Ведь где указывать дополнительную информацию, организация определяет сама.

Главное, чтобы оттиск не мешал прочтению иных записей в накладной .

Следует отметить, что у организации могут быть и свои причины все-таки «штамповать» накладные. К примеру, чтобы удостоверить подпись того или иного лица еще и печатью.

Что же делать, если организация все же хочет оставить такой реквизит на своих накладных? ТН и ТТН являются первичными учетными документами.

К тому же они включены в перечень Совмина, т.е.

организация не вправе вносить в форму таких документов какие-либо исправления. А Инструкция по их заполнению предусматривает лишь внесение дополнительных сведений.

Применение товарно-транспортной накладной

Этот документ пригодится в следующих случаях:

  1. При необходимости транспортировки товара от поставщика покупателю.
  2. Когда отправитель — это экспедитор, который также и сопровождает груз и заключает договор перевозки.

Но это не все его функции. Благодаря ТТН:

  • Продавец может отгрузить товар.
  • Покупатель – принять его.
  • Водитель, который доставил груз от одной стороны договора другой, получит зарплату, потому что объём выполненной им работы будет указан именно в накладной.
  • Делается вычет НДС.
  • Отмечается информация о затратах на транспорт, чтобы потом снизить базу по налогу на прибыль.
  • Можно идентифицировать объект сделки в непредвиденных ситуациях.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *