Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Варианты увольнения в порядке перехода в другую организацию

2. Какие нужны документы, чтобы сделать все согласно букве закона?

3. Порядок приема на работу: пошаговый алгоритм

4. Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

5. Дополнительные кадровые документы

6. Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

7. Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве

8. Особенности кадрового делопроизводства

9. Методы подбора персонала

10. Особенности массового подбора

11. С какой целью проводится трудовая адаптация персонала

12. Трудовая адаптация персонала – основные этапы

Все письма пишутся в произвольной форме. Заявление от работника и приказ руководителя должны быть составлены по всем правилам. Ниже мы приводим таблицу, с помощью которой можно грамотно составить необходимый документ.

Варианты увольнения в порядке перехода в другую организацию

Существует несколько вариантов увольнения сотрудников по переводу. Все зависит от того, кто проявляет инициативу.

Вариант 1: Работник самостоятельно нашел организацию, где хотел бы работать.

В случае если руководитель этой организации готов взять к себе сотрудника, тогда он пишет письмо-приглашение на имя нынешнего руководителя, где подтверждает, что готов принять к себе на работу его сотрудника.

Это письменное уведомление по почте или лично доставляется действующему руководителю. В случае если он согласен с переводом, работник пишет заявление об увольнении в порядке перевода, на основании которого издается приказ об увольнении, делается запись в трудовую книжку, личную карточку, производится окончательный расчет, и выдаются документы на руки (трудовая книжка и справка о доходах за 2 года).

С ними работник идет на новое место работы, где происходит его трудоустройство.

Вариант 2: Инициатива исходит от руководителя.

Бывают случаи, когда организации необходимо срочно уменьшить штат сотрудников, уволить часть персонала. В этом случае работодатель может самостоятельно найти новое место работы сотруднику. Руководители обсуждают все нюансы и получают письменное согласие на перевод от работника. Подписывается трехстороннее соглашение, где прописана должность, оклад, условия труда и т. д.

Дальше следует стандартная процедура перевода.

Каждый из этих вариантов имеет свои особенности. Поэтому любому руководителю необходимо знать и уметь заполнять всю необходимую документацию. Сейчас мы подробно разберем каждый вариант перевода, чтобы вы узнали все тонкости этой процедуры.

Какие нужны документы, чтобы сделать все согласно букве закона?

Их перечень таков:

Заявление самого увольняемого сотрудника (оно должно наличествовать тогда, когда речь идет об увольнении по собственному желанию).
Документ, с помощью которого руководство предприятия смогло своевременно (здесь это ключевое слово, именно своевременно) уведомить сотрудника о завершении действия трудового договора.
Полный пакет документов, предписанных законом для случаев расторжения договора по обоснованному желанию работодателя.
Еще такой документ, как соглашение сторон о расторжении договора (оно необходимо в той ситуации, когда сотрудник увольняется по обоюдному согласию сторон трудовых отношений, то есть работника и работодателя).
В практике нередко встречаются и другие ситуации (например, при наличии решения суда о дисквалификации). Здесь тоже требуется пакет соответствующей документации.

Порядок приема на работу: пошаговый алгоритм

Прием на работу — стандартная процедура, с которой сталкиваются все работодатели, имеющие в штате есть хотя бы одного сотрудника. Однако и здесь есть подводные камни: так, в отношении некоторых категорий работников нужно произвести дополнительные действия. Чтобы свести к минимуму все риски для компании, разберем, из каких блоков состоит процедура приема на работу и как именно нужно действовать в разных ситуациях.
Блок № 1. Получение от работника необходимых документов и согласия на обработку персональных данных

Для заключения трудового договора работник должен предоставить работодателю необходимый комплект документов, который установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. К таким документам относятся: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; — документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; — документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); — документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; — справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; — справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ.

Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены дополнительные документы. Например, для иностранного гражданина обязательным при приеме на работу будет документ, позволяющий осуществлять на территории РФ трудовую деятельность (например, патент или разрешение на работу).

Получив от работника трудовую книжку, работодатель обязан сделать соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Когда работник предоставляет компании документы, необходимые для приема на работу, работодатель начинает обработку его персональных данных. В отдельных случаях для этого необходимо получить от работника согласие на обработку его персональных данных.

Блок № 2. Проверка наличия дисквалификации работника

Данный блок актуален не для всех работников, а лишь для руководителей организации. Перед заключением трудового договора с руководителем необходимо убедиться, что он не был привлечен к административной ответственности, исключающей возможность занимать такую должность (не был дисквалифицирован). Для этого следует обратиться к реестру дисквалифицированных лиц, который ведет Федеральная налоговая служба.

Как следует из ч. 3 ст. 32.11 КоАП РФ, содержащаяся в реестре информация является открытой для ознакомления. Плата за доступ к сведениям, содержащимся в реестре дисквалифицированных лиц, размещаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти на своем официальном сайте, не взимается. А вот за получение выписки из реестра о конкретном дисквалифицированном лице либо справки об отсутствии запрашиваемой информации установлена плата. Размер платы установлен пунктом 1 Постановления Правительства РФ от 03.07.2014 № 615 «Об установлении размера платы за предоставление сведений из реестра дисквалифицированных лиц, а также об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» и составляет 100 рублей.

Срок предоставления выписки или справки не может превышать 5 рабочих дней со дня получения соответствующего запроса. Порядок получения выписок и справок установлен Приказом ФНС России от 10.12.2019 № ММВ-7-14/627@.

Блок № 3. Проведение предварительного медицинского осмотра и психиатрического освидетельствования

Данный блок тоже применяется лишь к тем работникам, кто поступает на отдельные виды работ или на соответствующие условия труда.

Необходимые документы.
Должностные инструкции.
Оформление документов.

Итак, вы нашли нужного кандидата. Наступает следующий этап – оформление его на работу.
Ни для кого не секрет, что лишь официально оформленные трудовые отношения регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Но даже при отсутствии трудового договора, взаимодействие сторон – участниц трудовой деятельности требуется каким-либо образом регламентировать. Например, закрепить договором гражданско-правового характера.

Если же речь идет об оформлении согласно ТК РФ, то необходимо попросить у будущего работника следующие документы:

Паспорт.
Трудовая книжка. Если человек принимается на работу впервые, то работодатель заводит трудовую книжку по письменному заявлению принимаемого. Если же книжка утеряна, то в заявлении работник должен указать причину ее отсутствия. Деньги за оформление ТК могут удерживаются с работника, что оставлено на усмотрение работодателя.
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Если его у сотрудника нет, то оформлением занимается работодатель. Но при желании его может оформить и будущий сотрудник – физическим лицам СНИЛС оформляется быстрее.
Военный билет – для военнообязанных.
Диплом либо иной документ, подтверждающий квалификацию. Если работа предполагает наличие определенных знаний, умений, навыков. Например, водительское удостоверение для водителя либо удостоверение на допуск по электробезопасности у электрика.

На этом заканчивается список документов, необходимых при оформлении согласно ТК РФ. Однако на деле это еще не все. Давайте рассмотрим подробнее.

Если у сотрудника есть ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), то он может сообщить вам об этом.
Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы, чтобы можно было оформить налоговые вычеты.
С этой же целью предоставляются свидетельства о рождении детей либо разводе.

Вообще, важно запомнить одно прописное правило – вам нужна максимально полная информация о кандидате. Ваша главная задача на данном отрезке документооборота – обезопасить организацию. Вы не можете знать, когда именно и в какие сроки государство потребует представить отчеты, поэтому военный билет необходим, даже если вы и не ведете учет военнообязанных (не секрет, что многие организации так и поступают). Вы не знаете, куда повернет ваше общение с работником, поэтому вам необходимо заявление для выдачи трудовой книжки, если человек говорит, что ее потерял. Вы не знаете, не придется ли вам разыскивать сотрудника, поэтому очень важно запросить у него информацию о месте фактического проживания, городские телефоны, электронную почту, какие-либо контакты родственников и так далее.
К слову, фактически вам не нужны ксерокопии документов сотрудника, а требуется лишь верность реквизитов работника в используемых организацией документах. Но пусть уж лучше и они будут. Не нужно вам и заявление о приеме на работу, но неплохо, если принимаемый его напишет.

Подготовившись, приступаем непосредственно к набору персонала. Как донести до ищущих работу людей информацию о вашей вакансии, рассказать о вашей замечательной компании и широких перспективах на предлагаемой должности, решать вам. Возможностей не просто много, а очень много. Интернет, телевидение, радио, газеты, заборы (sic!), «сарафанное радио» – все к вашим услугам.

Необходимо помнить, что вакансии ищут там, где привыкли получать новости. Хотя в последнее время чаша весов склоняется в сторону Интернета. Даже предложения работы для пенсионеров, размещенные на специализированных сайтах, находят отклики. А совсем недавно только бесплатные газеты (в каждый почтовый ящик) давали результат.

Как составить объявление о вакансии? Большей частью это зависит от места, выделяемого для текста. Ведь каждое лишнее слово увеличивает стоимость размещения. Постарайтесь описать главное: кто нужен, для какой работы, укажите уровень зарплаты. Само собой, не забудьте оставить контактные данные, чтобы вас смогли найти.

О чем еще стоит подумать, так это о бешеной конкуренции. Люди требуются везде и всем, особенно – менеджеры по продажам. Но если вам необходимы именно они, попробуйте замаскировать название этой специальности, например: менеджер по работе с клиентами / менеджер по работе с корпоративными клиентами / менеджер по сопровождению.

И самое главное, запаситесь терпением. Вероятность скорого полезного отклика крайне мала. Давайте повторные объявления. Ждать результата иногда приходится очень долго.

План:

Определение формы собеседования:
1. индивидуальное или групповое,
2. очное или дистанционное.
Составление анкеты.
Подготовка места проведения собеседования.
Проведение собеседования.
Анализ результатов.
Корректировка:
1. портрета кандидата,
2. вопросов,
3. методов отбора.
Выводы.

Собеседование можно проводить по-разному, например, по телефону или скайпу, но чтобы принять окончательно верное решение, придется встречаться. Обычно встречи проходят индивидуально, но когда кадидатов очень много, а должность не самая отвественная, можно провести и групповое собеседование.

Не игнорируйте анкету: в отличие от резюме, где соискатель волен писать, что хочет, в анкете вопросы и правила задаете вы. Не отказывайте себе в возможности получить ответы именно на интересующие вас вопросы. Что должно быть в анкете обязательно: ФИО, паспортные данные, место проживания, образование, опыт работы. Все остальное остается на ваше усмотрение, но не переусердствуйте! Анкета не должна быть большой, иначе вы рискуете ждать ее заполнения по нескольку часов.

Самое главное, не забудьте получить письменное согласие на обработку персональных данных. А то мало ли… (Помним о 152-ФЗ от 26.06.2006)

К проведению группового собеседования подтолкнула необходимость. Образовалась вакансия – помощник менеджера по персоналу. Отсутствие требований к опыту работы, возможность работать неполный день, совмещать с учебой… Шквал звонков! Очень много желающих. А нужен был всего один сотрудник. На индивидуальные собеседования уходил весь рабочий день, а поток не сокращался. На третий день такой круговерти уже забылись первые соискатели.

Итак, решение – групповое собеседование. Не сразу, но отработалась технология его проведения.

Групповое собеседование оправдано для первичного отбора соискателей на места с высоким уровнем текучки и должности, не требующие уникальных навыков и значительной квалификации.

Помещение: звукоизолированное, с достаточным для всех соискателей количеством письменных столов и стульев – иногда приходят все приглашенные!

Анкета: очень простая, на 10–15 пунктов (для сбора самой необходимой информации). Не забудьте раздать авторучки, далеко не все приходят со своими.

Группа: 3–5 человек.

Время: 45–60 минут.

Приглашаем всех соискателей, раздаем анкеты. Кратко рассказываем о компании и вакансии (3–5 минут). Просим заполнить анкеты и по мере готовности подходить для интервью. Возникает пауза, используйте ее для визуальной оценки кандидатов. Внешний вид, одежда, манера поведения – все это помогает принять решение. Потом времени не будет, собеседование пойдет потоком.

К моменту, когда первый соискатель заполнит анкету и подойдет к столу, у вас уже сложится первичное впечатление о присутствующих. Тем, кто предположительно соответствует требованиям, можно уделить больше времени. Добивайтесь, чтобы преимущественно говорил кандидат, задавайте простые вопросы, только иногда усложняя их. Помните, ваша текущая цель – выбор наиболее подходящих кандидатов, а не глубокий анализ их качеств и компетенций! Всегда можно провести дополнительное индивидуальное собеседование. В конечном итоге при групповом собеседованием вы отсеиваете худших.

Обычно из группы подходящими признаются 1–2 соискателя (иногда ни одного) и никогда – все. Всегда есть те, кто заведомо не подходит.

Завершив очередное интервью, попрощайтесь с соискателем, проводите его до выхода, сделайте отметки и пригласите следующего. Надо помнить, что остальные кандидаты слышат ваши вопросы и мысленно готовятся на них отвечать. Поэтому задавайте вопросы в различном порядке.

Закончив собеседование, необходимо сразу отметить всех тех, кто признаны подходящими (и почему) – потом все забудется, особенно если проводить по нескольку собеседований в день. Для повышения качества оценки можно пригласить на собеседование наблюдателя, помогающего оценивать соискателей. Это может быть руководитель отдела, набирающего персонал.

Преимущества групповых собеседований. Сокращение общего времени собеседований. Оценка кандидатов на контрасте. Создание впечатления соискателей о престижности компании и конкурсе на рабочее место.

Недостатки. Повышенная нагрузка на интервьюера. Поверхностная оценка соискателя. Затраты на организационные вопросы.

Место проведения собеседования. Где только не приходилось вести собеседование: в коридорах, кафе, на улице, на вокзалах, в купе поездов – всего и не перечислишь. Но все-таки лучше проводить это мероприятие в помещении, где никто не мешает. Выбирая сотрудника в свою организацию, необходимо за короткий срок понять, нужен ли вам именно конкретный соискатель, не придется ли скоро разочароваться в своем выборе. Проще это сделать там, где не звонят телефоны, не подбегают подчиненные с бумагами на подпись и не гудят автомобили.

Как проводить собеседование. Прежде всего, наступите себе на язык. Говорить должен кандидат. Чем больше он скажет, тем больше у вас будет информации для принятия решения. И самое главное, не поддавайтесь эмоциям, выбором должен руководить разум! «Нравится – не нравится» – не ваш метод. Используя правильно составленный опросный лист, вы сможете оценить кандидата довольно объективно.

И вот все сегодняшние кандидаты ушли – наступило время для размышлений. По горячим следам сделайте заметки в опросных листах и анкете. Коротко. По два-три предложения: что вам понравилось или не понравилось в каждом соискателе. А теперь сравните записи во всей группе.

А вот выводы лучше всего делать на следующий день, когда голова прояснится. Заодно и подумайте: стоит ли что-то скорректировать в вопросах, портрете кандидата, описании вакантной должности.

Итак, теперь вы умеете:

определять, кто вам нужен;
составлять правильные вопросы для оценки качеств соискателей;
проводить собеседования;
отбирать нужных кандидатов.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Дополнительные кадровые документы

Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:

коллективным договором;
положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
правилами работы с архивом;
документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

Как начать вести кадровый учет с нуля — пошаговая инструкция

Конечно, учитывая тот факт, что далеко не каждый бизнесмен, особенно начинающий, способен сразу начать оплачивать труд отдельного специалиста по ведению кадров, многим хочется знать о том, как справиться с этим вопросом самостоятельно. На практике — кадровый учет хоть и имеет множество тонкостей и нюансов, но все же может вестись и человеком, не имеющим ни профильного образования, ни опыта работы в данной сфере. Разобраться с особенностями организации кадрового учета с нуля можно при помощи простой пошаговой инструкции:

Сначала необходимо разработать штатное расписание. В нем указываются существующие или планируемые должности сотрудников, количество работников и заработная плата.
После этого необходимо разработать правила внутреннего трудового распорядка для рабочего коллектива, в соответствии с которым будут выстраиваться отношения работодателя и сотрудников.
Далее следует создать и принять положение об оплате труда на предприятии, которое также может включать в себя и положение о премировании, однако его можно создать в качестве отдельного документа.
Ещё одним обязательным документом является график отпусков сотрудников, который должен быть принят не позднее, чем за две недели до начала календарного года, на который он составлен.
После этого следует потратить время на разработку типовой документации — стандартных форм приказов, трудовых договоров, распоряжений, чтобы облегчить дальнейшее ведение кадрового учета.

Все документы, касающиеся кадрового учета на предприятии, должны приниматься при помощи отдельного приказа, который обязательно имеет порядковый номер и учитывается в специальном журнале учета.

На предприятии должны в обязательном порядке присутствовать также несколько журналов учета, которые тоже находятся в сфере ответственности лиц, занимающихся кадровым учетом. К таким журналам можно отнести:

Ознакомления с ПВТР.
Регистрации кадровых приказов.
Регистрации приказов о трудоустройстве.
Учета трудовых книжек.
Учета проверок.
Учета личных карточек.
Учета рабочего времени.
Учета больничных.
Проведения инструктажей.
Регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним.

Также, работодателям рекомендуется составить и утвердить конкретные должностные инструкции в отношении каждой имеющейся на предприятии должности.

Помочь в первичном составлении документации могут как действующие рекомендованные законодательством типовые формы, так и специальное программное обеспечение для кадрового учета. С его помощью можно сэкономить большое количество времени, а также застраховать себя от различных мелких ошибок, которые впоследствии могут обернуться большими проблемами для бизнеса.

Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве

Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.

Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:

наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
дата составления и регистрационный номер документа;
срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
ФИО оформляемого работника;
наименование подразделения;
должность нанимаемого сотрудника;
условия трудоустройства, характер работы;
размер оговоренной ставки (оклада);
величина обусловленной надбавки;
продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
подпись руководителя (с расшифровкой);
подпись работника об ознакомлении с данным приказом.

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

План:

Определение формы собеседования:
1. индивидуальное или групповое,
2. очное или дистанционное.
Составление анкеты.
Подготовка места проведения собеседования.
Проведение собеседования.
Анализ результатов.
Корректировка:
1. портрета кандидата,
2. вопросов,
3. методов отбора.
Выводы.

Итак, решение – групповое собеседование. Не сразу, но отработалась технология его проведения.

Группа: 3–5 человек.

Время: 45–60 минут.

Итак, теперь вы умеете:

определять, кто вам нужен;
составлять правильные вопросы для оценки качеств соискателей;
проводить собеседования;
отбирать нужных кандидатов.

Методы подбора персонала

Основные методы подбора персонала включают:

Массовый подбор. Используется для найма работников низшего звена (кассиры, грузчики, официанты и другие).
Прямой поиск. Применяется для подбора специалистов среднего и высшего звена. Данный метод требует высокой квалификации от HR специалиста, поэтому некоторые организации прибегают к помощи кадровых агентств в силу отсутствия способного менеджера внутри компании.
Head Hunting. Разновидность прямого поиска, к которому обращаются если необходимо найти узкоспециализированного специалиста. В большинстве случаев, такие сотрудники уже трудоустроены и основная задача HR менеджера — переманить специалиста в свою организацию. Из-за высокой квалификации, требуемой от менеджера по персоналу, данный метод подбора заказывается у рекрутинговых агентств.

Особенности массового подбора

Кризис 7 лет у ребенка — причины, характеристика и особенность

Иногда эйчарам приходится набирать большое количество персонала. Беседовать с каждым по отдельности придется долго.

Важно! В условиях массового подбора персонала сотрудник отдела кадров ограничен по срокам. Вакансии имеют множество схожих черт, это тоже осложняет поиск кандидатов.

Массовый подбор персонала ограничен методом группового интервью. Перед этим специалисту нужно установить общие требования к кандидатам. Достаточно возраста, образования и личностных качеств.

Во время группового интервью следует рассказать о компании, требованиях и особенностях должностей. Детальную беседу с каждым претендентом нужно максимально стандартизировать. Для этого достаточно составить краткий план с главными вопросами.

Часто найти персонал на низкие должности не так легко. Поэтому эйчару лучше сразу четко представлять, кто ему нужен. Например, если нужны люди для работы в гостинице, то у них должна быть презентабельная внешность.

Иногда проводят разные деловые игры или тренинги. В колл-центрах могут позвонить потенциальным искателям и провести с ними разговоры, например, от лица конфликтного покупателя.

Агентства рекрутинга могут проводить тренинги, которые позволяют эффективно отбирать подходящих претендентов. Они направлены на выявление сильных качеств личности. Так получается выделить лидеров.

С какой целью проводится трудовая адаптация персонала

Ни одно мероприятие не может пройти успешно, если перед его проведением не поставить четкие цели. В случае с грамотной организацией адаптации персонала следует добиваться:

развития у нового сотрудника положительного настроя в отношении нового рабочего места
(должно возникнуть ощущение, что о сотруднике заботятся);
экономии временных ресурсов
(когда в компании отлажена программа адаптации, начальству и коллегам не приходится тратить свое рабочее время на ситуационные разъяснения с новым работником);
снижения уровня тревожности и психологического дискомфорта
(так можно существенно улучшить качество работы, уменьшить «текучесть кадров»);
уменьшение потерь эффективности на стартовом этапе
(при приеме на работу сотрудника придется потратить время на его обучение и деньги, поскольку в первые недели эффективность новичков низкая из-за плохой подготовки к выполнению обязанностей).

Трудовая адаптация персонала – основные этапы

Новый сотрудник проходит 4 последовательные стадии при адаптации к профессиональной среде – на каждом этапе руководство может оказать ему помощь, тем самым снизив вероятность скорого увольнения, недовольства должностью и коллективом:

Информационный этап
. Прежде чем помогать сотруднику, требуется выяснить, какая именно помощь ему необходима. С этой целью следует организовать сбор сведений об опыте новичка, уровне умений, знаний, подготовки. Даже если сотрудник опытный, отлично осведомлен о специфике деятельности и действительно готов к любым поручениям, непривычные факторы все равно окажут на него влияние, а потому нужно выявить проблемные моменты и уделить им внимание. Речь идет о производственном процессе или же коммуникации с коллективом.
Выбор курса
. Первичная ориентация работника заключается в указании направления работы – проведении инструктажа, ознакомлении с обязанностями на практике, с требованиями и нормами. На данном этапе уместно участие начальства, стажировка, кураторство, наставничество.
Включение в деятельность
. После инструктажа новичок приступает к участию в производственной деятельности и к общению с сотрудниками. В первые дни процесс будет напряженным, но, если с работником проведена работа, адаптация пройдет быстрее. На этом этапе происходит «переломный момент» – либо новичок поймет, что справится с задачей, либо примет решение об увольнении в скором времени.
Становление своим человеком
. Если работник успешно вливается в производственный процесс и коллектив, адаптация прошла хорошо. Если не оказывать сотруднику поддержки, сам он адаптируется к новым условиям к концу первого года работы. Если в компании применяется программа адаптации, новичок «станет своим» спустя несколько месяцев после трудоустройства. Случается и такое, что работник не адаптировался и уволился.