Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2023 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.

Заверенная копия трудовой книжки: образец 2023 года

Информация может быть запрошена о профессиональном опыте и событиях в жизни сотрудника, будь то рабочий, служащий или старший менеджер:

• действующим работодателем, в том числе руководителем организации, предпринимателем или лицом, имеющим и поддерживающим собственную частную практику;
• владельцем компании;
• бывшим сотрудником;
• контрагентом;
• банком и страховыми компаниями;
• государством в лице налоговой инспекции, внебюджетного фонда или иной аналогичной структуры.

Кроме того, подать заявку на заверение трудовой книжки 2023 года может даже сам работник. Такая запись должна быть скреплена печатью так, чтобы оттиск не закрывал личную подпись работника организации, заверившего копию. Далее по тексту будет приведен образец для трех возможных и разрешенных вариантов заполнения:

1. Вручную при ведении номенклатуры дел.
2. Чернилами при отсутствии падежной номенклатуры.
3. С Использованием заранее подготовленного штампа.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Планируемые изменения

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 затронуты правила ведения и хранения трудовых книжек, а также изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Министерство труда и социальной защиты является исполнительным органом, который может внести изменения в Трудовой кодекс, и оно считает нужным упростить жизнь кадрового сотрудника. Поэтому так оперативно и стала меняться нормативная база, а также были разработаны нормативно-правовые акты для изменений в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Среди важных поправок:

1. Отмена подписи работника при его увольнении в трудовой книжке.
2. Отмена подписи работника в личной карточке за каждую вносимую в трудовую книжку запись.
3. Приходно-расходную книгу и книгу учета движений трудовых книжек не нужно будет скреплять печатью, а также пломбировать.
4. Министерство финансов Российской Федерации должно рассмотреть новый порядок изготовления бланков трудовых книжек.

Эти проекты публично обсуждались до конца апреля, после чего переданы на экспертизу, для дальнейшей обработки. Поскольку ведомственные приказы проходят регистрацию достаточно быстро, ожидать нововведения в трудовых книжках можно уже в этом году.

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

• Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
• На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
• На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
• При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
• Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
• С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
• Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

В каких случаях нужна копия трудовой книжки заверенная работодателем

Существует общее правило, что копия трудовой заверяется лично прямым руководителем в тех случаях, когда это требует закон. В основном, это касается государственных учреждений: Пенсионного фонда, органов соцзащиты, судов, когда стаж должен быть подтвержден подписью работодателя. В случаях, не требующих этого, подойдет и подпись рядового инспектора.

При заверении документа кадровому работнику важно не упустить деталей, все реквизиты должны быть отражены в нем:

• сведения о должностном лице;
• подпись;
• дата;
• печать.

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.

Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, Юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит Нотариус (за деньги).

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

• Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
• На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
• На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
• Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
• Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
• Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
• Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2020 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Изменение законодательства обязаны знать не только должностные лица, выполняющие данную работу с документами, но и сами сотрудники. Потому что именно они делают запрос на получение копии. И в случае неправильного оформления документа им придется повторно предоставлять исправленный вариант. Чтобы этого избежать, лучше сразу проверить правильность заполнения. К наиболее частым ошибкам относят:

1. Заверение не всех копий, если они не прошиты в один документ. Иногда могут оказаться пропущенными несколько страниц по невнимательности. Или они будут содержать не полный комплект реквизитов о заверении. Например, может быть пропущен штамп или подпись.
2. Постановка оттиска печати на пустое место на странице. Штамп должен попадать на часть самой копии непосредственно.
3. Заверение документа неуполномоченным на это лицом. Законодательством РФ установлен определенный перечень лиц, которые обладают данным правом. К ним относятся руководители или сами предприниматели, а также сотрудники бухгалтерии или отдела кадров. Иные лица не должны иметь отношения к личным делам сотрудников.
4. Отсутствует надпись о том, что человек продолжает работать до сегодняшнего дня. Очень важно, чтобы такая надпись стояла, потому что человек может быть трудоустроен несколько лет назад, и данная копия не гарантирует, что он не был уволен сегодняшним числом.
5. Отсутствует новая обязательная запись о месте хранения книжки. Если ее не будет, копия не будет принята запрашиваемым учреждением.

Обратите внимание на эти моменты, если вы самостоятельно заверяете данный документ. И также проверьте наличие всех обязательных реквизитов, если вы являетесь получателем копии вашей книжки.

Правила оформления копий для внешнего использования

Существуют варианты, когда копия представленного документа будет затем отправляться в другие организации или использоваться в них некоторое время. В этом случае на ней должна содержаться заверительная надпись, которая оформляется в соответствии с вышеописанным указанием. Также дополнительно вносятся данные, указывающие получателю документа на то, где именно хранится подлинник. Например, текст может выглядеть так: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Север», в деле под номером 156 за 2018 год».

Чтобы документ был оформлен правильно юридически, в обязательном порядке оформитель документации также ставит печать. Этот аспект прописан в пункте 5.26 ГОСТа Р 7.0.97 — 2016. В этом законодательном акте существует определенная неточность, потому что некоторые компании отказываются от печати, в таком случае нельзя никак заверить документацию юридически. Документоведы надеются, что Росстандартом будут учтены все недоработки, связанные с оформлением копий.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2020 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти о, подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

Как правильно оформить копию трудовой в 2021 году

Отметим, что с середины 2021 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

1. Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
2. Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
3. Наверху страницы ставится оттиск «копия».
4. На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется о, должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
5. По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
   «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».

   Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

   Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

   Вам будет интересно:

   Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

   Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

   • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
   • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
   • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
   • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
   • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

   Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

   Какие условия нельзя включать в трудовой договор?

   • Положения, которые будут ухудшать положение работника. Например, нельзя включать условие о предоставлении работнику отпуска продолжительностью менее 28 календарных дней или об установлении зарплаты ниже минимального размера оплаты труда.
   • Запрещено предусматривать выплату выходных пособий, компенсаций и иных выплат в любой форме при увольнении работников по основаниям, которые относятся к дисциплинарным взысканиям или связаны с совершением работниками виновных действий или бездействия.
   • Незаконным будет включение в договор условия о запрете сотруднику после увольнения устраиваться на работу в конкурирующую компанию.

   Даже если такие условия включить в трудовой договор, они не будут иметь юридической силы!

   
   

   Похожие записи:

   • Пенсионный возраст воинам-афганцам в России
   • До 2023 года 138 тысяч военнослужащих обеспечат постоянным жильем
   • Когда возможно бесплатное межевание земельного участка?